Công tác Văn thư - Lưu trữ Vai trò, vị trí và mối quan hệ trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị

23/08/2010
Công tác Văn thư - Lưu trữ Vai trò, vị trí và mối quan hệ trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị
 Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X Nghị quyết của Ban Chấp hành Trung ương có đề ra nhiệm vụ “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”.
 Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X Nghị quyết của Ban Chấp hành Trung ương có đề ra nhiệm vụ “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”. Để thực hiện thắng lợi mục tiêu đề ra tại Đại hội X của Đảng, ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về “Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”. Chỉ thị đã yêu cầu các cấp, các ngành phải đặc biệt quan tâm, tăng cường công tác tuyên truyền, quản lý, chỉ đạo, việc bố trí kho lưu trữ tài liệu, hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; kiện toàn tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ; bảo đảm kinh phí cho hoạt động lưu trữ. Chính vì vậy thời gian qua các cấp, các ngành, các địa phương đều xếp công tác văn thư, lưu trữ vào một vị trí đặc biệt cần quan tâm.
 
Công tác văn thư với vai trò nhằm đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.


 
 
Chỉnh lý bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh
 
 Công tác lưu trữ là tổ chức lựa chọn, lưu giữ các hồ sơ, tài liệu có giá trị để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội, đặc biệt góp phần tích cực vào nhiệm vụ cải cách nền hành chính Nhà nước.
 
Giữa công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
 
Quá trình soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin từ các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản.
 
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ.
 
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều bằng văn bản. Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị có mối quan hệ mật thiết với nhau được thể hiện ở những nội dung sau:
 
1. Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
 
2. Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
 
3. Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những tư liệu về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
 
4. Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
 
Từ mối quan hệ gắn bó có thể thấy nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của mỗi cơ quan hành chính nhà nước, mỗi đơn vị được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy tiến trình cải cách nền hành chính hiện nay.

Thi đua lập thành tích chào Đại hội Đảng bộ các cấp, tiến tới Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI của Đảng. Mỗi cơ quan hành chính nhà nước, mỗi đơn vị, tổ chức cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để xây dựng những giải pháp phù hợp đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của mỗi cơ quan, đơn vị, góp phần thực hiện thắng lợi mục tiêu và nhiệm vụ đề ra trong Báo cáo Chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá X: “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”./.
 

Kim Nam Thụ
Chi cục Văn thư Lưu trữ - Sở Nội vụ


Các tin đã đưa ngày:
Tháng 11, 2014
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12