Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức: Những quy định và kinh nghiệm từ thực tế

04/06/2012
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (theo khoản 8 Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư).
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (theo khoản 8 Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư). Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc. Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, các nhân viên văn thư hành chính...đều phải lập hồ sơcông việc của mình làm. Đối với từng cán bộ, nhân viên, công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp công văn, giấy tờ khoa học và thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu. Đối với cơ quan, đơn vị, công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ trong cơ quan (hoặc đơn vị) một cách khoa học, quản lý hồ sơ của cơ quan được chặt chẽ, có kế hoạch lập và giữ những hồ sơ cần thiết, tránh được việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc ngược lại, có việc cần lập hồ sơ nhưng không ai, không đơn vị nào lập.
Tình trạng tài liệu tích đống chưa lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ hiện hành của một số cơ quan

Bài viết dưới đây xin được đề cập đến một số quy định và kinh nghiệm về công tác lập và giao nộp hồ sơ tài liệu hiện hành trong quá quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và mỗi cá nhân, cán bộ, công chức, viên chức.

Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành:

1. Lập bản danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan cần lập trong năm. Bản danh mục hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ và phân loại tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động hợp lý, khoa học, thuận tiện cho việc kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ, tăng cường ý thức và tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị tốt cho việc nộp lưu hồ sơ vào kho (hoặc phòng) lưu trữ cơ quan. 

2. Mở hồ sơ: Dựa vào bản danh mục hồ sơ của cơ quan mỗi cán bộ, nhân viên căn cứ vào số hồ sơ giao trách nhiệm lập, lấy một số bìa, mỗi bìa dùng cho một hồ sơ. Căn cứ vào số, ký hiệu và tiêu đề ghi trong bản danh mục, cán bộ ghi những điểm đó vào bìa hồ sơ. Tiêu đề cần ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát được nội dung sự việc vấn đề. Những yếu tố thời gian (năm, tháng) địa điểm (tên địa phương, tên cơ quan) và tên người (nếu có) cần được phản ánh vào tiêu đề.

3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ: Khi hồ sơ đã mở, có những công văn, giấy tờ liên quan đến công việc đang giải quyết (hoặc đã giải quyết xong) thì để vào bìa hồ sơ đã được quy định, kể cả "công văn đến", bản lưu "công văn đi", một số tư liệu tham khảo để giải quyết việc. Công văn, giất tờ, trong hồ sơ phải sắp xếp cho khoa học (theo thứ tự thời gian, theo vần chữ cái (a, b, c) theo thứ tự số công văn hoặc sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc). Tuỳ theo từng hồ sơ mà vận dụng cách nào cho thích hợp hoặc cách này phối hợp với cách khác. Nếu hồ sơ có ảnh (hoặc phim) tư liệu (như sách, báo, áp phích)... đi kèm, phải cho ảnh (hoặc phim) tư liệu vào phong bì  và kèm theo hồ sơ. Nếu hồ sơ có dây ghi âm, micrô phim đi kèm thì phải bảo quản riêng dây ghi âm và micrô phim, nhưng phải ghi chú vào hồ sơ để tiện cho việc  tra cứu và nộp lưu chuyển.

4. Kết thúc hồ sơ:  Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại phòng hay bộ phận làm việc một năm để theo dõi, nghiên cứu khi cần thiết, sau đó mới nộp lưu vào kho (hoặc phòng) lưu trữ cơ quan.

Yêu cầu đối với hồ sơ được lập:

Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức:

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức:

Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 mục này;

Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm;

Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức; tài liệu xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

3. Thủ tục giao nộp: 
 

Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và hai bản Biên bản giao nhận tài liệu. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. 

Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành: 

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; 

Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ: Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình;

Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
 

Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó. 

Trên thực tế, hiện nay, một số cơ quan, đơn vị và một bộ phận không nhỏ công chức, viên chức chưa hiểu đúng hoặc chưa quan tâm đúng mức đến công tác lập hồ sơ công việc, xem đây là nhiệm vụ của người làm công tác văn thư-lưu trữ tại cơ quan, đơn vị. Cụ thể khi hoàn tất một hồ sơ công việc một số công chức, viên chức phôtô và lưu tất cả hoặc một số giấy tờ, văn bản hình thành trong quá trình xử lý một hồ sơ để phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm của cá nhân khi cần thiết, còn những văn bản gốc thì chuyển cho bộ phận văn thư lưu trữ. Thậm chí, ngay cả những bản lưu này cũng để lẫn lộn, thất lạc, có nơi xếp thành đống, thành bó, chưa được chỉnh lý để bảo quản, sử dụng nên khi cần tra tìm rất khó khăn. Tình trạng này thể hiện sự yếu kém về nhận thức nghiệp vụ và qua đó đánh giá được khả năng sắp xếp, bố trí, giải quyết công việc của công chức, viên chức. 

Hy vọng rằng với những quy định và kinh nghiệm chia sẻ từ bài viết này, mỗi cán bộ, công chức, viên chức không ngừng bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ hãy quan tâm đến công tác rất gần gũi, thiết thực, gắn bó với nghề nghiệp của mình: “Lập hồ sơ công việc” để tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong cơ quan, đơn vị./.
Hoàng Thị Thanh
Chi cục Văn thư, Lưu trữ - Sở Nội vụ
Tháng 9, 2014
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
31 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11