Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh với công tác tổ chức khai thác, sử dụng và bảo quản tài liệu lưu trữ

24/12/2012
Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc. Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội.

Chính vì vậy công tác tổ chức khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất chiến lược của mọi cơ quan lưu trữ.
 
Theo Quyết định số 16/2010/QĐ-UBND ngày 08 tháng 7 năm 2010 của UBND tỉnh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thành lập, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Hiện nay số tài liệu hiện đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh  gồm có các loại tài liệu sau: Tài liệu hành chính, Tài liệu khoa học kỹ thuật, Tài liệu xây dựng cơ bản...và một số tài liệu khác.
 
Với sự đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung, tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ là một nguồn sử liệu, nguồn tiềm năng thông tin vô tận và quý giá để nghiên cứu mọi lĩnh vực đời sống xã hội. Để những tài liệu này phát huy được giá trị, trong những năm qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã đặc biệt chú trọng đến công tác tổ chức khai thác, sử dụng và bảo quản tài liệu lưu trữ.
 
Thực hiện Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 và Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc “tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, đáp ứng mục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ cho đến nay đã được triển khai với nhiều hình thức như:
 
- Cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ;
 
- Cung cấp chứng thực tài liệu lưu trữ;
 
- Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ;
 
- Tổ chức phòng đọc sách tham khảo, các tư liệu về thông tin Kinh tế-Xã hội, Khoa học-Kỹ thuật phục vụ mọi nhu cầu của độc giả.

 
Tài liệu lưu trữ của các sở, ban, ngành
được bảo quản an toàn trong Kho lưu trữ
 
Trên cơ sở đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã cố gắng tạo mọi điều kiện, đầu tư cơ sở vật chất, đào tạo cán bộ để làm tốt công việc này, phục vụ tốt mọi đối tượng đến khai thác, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả đến khai thác tài liệu.  Hiện tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đang bảo quản tài liệu của 24 cơ quan, đơn vị trong tỉnh với 62.418 hồ sơ tương đương với 1.234.3m giá tài liệu hiện đang bảo quản an toàn tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
 
Bên cạnh đó Chi cục Văn thư - Lưu trữ còn quản lý tài liệu lưu trữ qua phần mềm quản lý dữ liệu, hiện đã có một số Phông tài liệu như: (UBHC tỉnh Vĩnh Phúc, UBND tỉnh Vĩnh Phúc, sở Xây Dựng, sở Tài Chính, sở Nội Vụ, sở Kế hoạch và Đầu tư) được nhập vào phần mềm với 26.388 hồ sơ và 112.279 văn bản, phục vụ cho việc khai thác tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, tiện lợi, đáp ứng yêu cầu của các đối tượng đến khai thác. Mỗi năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ phục vụ hàng trăm lượt người đến khai thác tài liệu. Ngoài ra Chi cục Văn thư - Lưu trữ còn có hệ thống các Sổ mục lục cũng là công cụ tra cứu hỗ trợ cho quá trình tìm kiếm tài liệu. Hiện tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đang lưu giữ 54 sổ Mục lục tra cứu tài liệu của các sở, ban, ngành tỉnh Vĩnh Phúc.

 
Hệ thống phần mềm quản lý dữ liệu tài liệu lưu trữ
Phông lưu trữ Sở Nội vụ
 
Việc cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cũng là một việc làm thường xuyên của Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp lý do Chi cục Văn thư - Lưu trữ cấp theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự việc được ghi trong tài liệu lưu trữ. Hình thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng. Trong thực tế Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã cung cấp chứng thực cho nhiều tổ chức, cá nhân có nhu cầu đến khai thác tài liệu.
 
Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ được khai thác thường xuyên, rộng rãi và thiết thực nhưng vẫn được bảo vệ bí mật và an toàn, phần nào đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng độc giả, góp phần đáng kể vào việc tuyên truyền ý nghĩa, vai trò, vị trí của công tác lưu trữ đối với xã hội. Tuy nhiên những kết quả đạt được như vậy vẫn còn rất khiêm tốn so với tiềm năng thông tin chứa trong các nguồn tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
 
Chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ được cán bộ lưu trữ thực hiện theo quy định và chế độ cụ thể của ngành: Tài liệu trước khi được chuyển vào kho phải được khử trùng để đảm bảo an toàn cho tài liệu, các chế độ ánh sáng yêu cầu: 15-25 lux, nhiệt độ 20 ± 20C, độ ẩm 50 ± 5%..., tránh các loại nấm mốc, côn trùng phá hoại tài liệu, góp phần nâng cao giá trị của tài liệu đồng thời kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Hệ thống báo cháy chữa chữa cháy được cung cấp và trang bị nhằm đảm bảo chữa cháy kịp thời khi có cháy sảy ra.

 
Kết quả tìm kiếm CSDL của tài liệu
 
Để phát huy nhiều hơn nữa giá trị của tài liệu lưu trữ, tiếp nối những kết quả đã đạt được, trước mắt Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải thực hiện một số nhiệm vụ trọng tâm sau:
 
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ cần đẩy mạnh việc tuyên truyền về công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
 
2. Nâng cấp chất lượng hồ sơ tài liệu hiện đang bảo quản, đồng thời tối ưu hóa thành phần hồ sơ, tài liệu sẽ được nộp lưu từ các nguồn khác nhau vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
 
3. Tiếp tục xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ tìm kiếm thông minh cung cấp mọi thông tin tài liệu đến đối tượng độc giả, đáp ứng các nhu cầu khai thác tài liệu của mọi đối tượng, tìm tòi, nghiên cứu và chuyển giao công nghệ mới.
 
4. Đẩy mạnh việc số hóa tài liệu bằng việc đầu tư, nâng cấp các trang thiết bị: Máy Scan, máy vi tính...,  đồng bộ phục vụ cho việc lưu giữ văn bản; tìm kiếm và khai thác thông tin tài liệu một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác.
 
5. Tuyển chọn đội ngũ cán bộ là những người thật sự có năng lực, nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ và có kiến thức sâu rộng. Đồng thời đẩy mạnh giao lưu, học tập với các tỉnh bạn để thực hiện tốt hơn chức năng phục vụ khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

 
Hệ thống sổ Mục lục tra cứu tài liệu lưu trữ
 
Trên chặng đường hình thành và phát triển, với việc triển khai nhiều hình thức tổ chức khai thác, sử dụng và bảo quản tài liệu lưu trữ khác nhau, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã gặt hái được những thành tựu đáng kể. Có được những thành công ấy chính là nhờ vào sự chỉ đạo, quan tâm một cách thiết thực của lãnh đạo các cấp, đồng thời có sự đóng góp to lớn của đội ngũ cán bộ, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ và đặc biệt là những người trực tiếp thực hiện công tác này.
 
Đứng trước yêu cầu của thời kì mới, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ, với xu thế hội nhập là những đòi hỏi và thách thức cho ngành Lưu trữ, cùng với mong muốn ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác thông tin của xã hội, những người làm công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ không không ngừng tìm tòi, đổi mới trong hoạt động lưu trữ, bắt kịp những tiến bộ của thời đại, áp dụng các biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ để những giá trị của tài liệu lưu trữ ngày càng được phát huy, phát triển và trở thành thế mạnh, tiềm năng trong tương lai, góp phần vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa.

Nguyễn Thị Ngân
Chi cục Văn thư
, Lưu trữ - Sở Nội vụ

 

Các tin đã đưa ngày:
Tháng 12, 2014
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
30 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31 1 2 3
4 5 6 7 8 9 10