Thực trạng và giải pháp giải quyết tình trạng tài liệu tích đống của các cơ quan, tổ chức

09/01/2013
Hiện nay, tại các cơ quan, tổ chức phải bảo quản một khối lượng tài liệu rất lớn trong đó có một phần rất lớn là tài liệu không có giá trị, làm tăng thêm diện tích kho, tăng khối lượng tài liệu bảo quản và gây ra nhiều tốn kém về kinh phí, nhân lực, làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mất mát, hư hỏng không thể khôi phục được. Theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, số lượng tài liệu của các cơ quan, tổ chức này trước khi giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh phải đảm bảo thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ chỉnh lý. Do nhiều nguyên nhân, tài liệu của một số cơ quan, tổ chức còn ở tình trạng lộn xộn, tồn đọng nhiều năm chưa được phân loại, gây khó khăn cho việc lựa chọn nộp vào lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu trong thực tế.

 


Tình trạng tài liệu tích đống của một cơ quan

 

Những năm qua một số cơ quan, tổ chức đã tiến hành công tác chỉnh lý khối tài liệu tích đống tại cơ quan, tổ chức nhưng chưa đảm bảo các yêu cầu do: Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu còn rất lúng túng, thiếu tính thống nhất, tính khoa học nhất là ở khâu nghiệp vụ như: Thu thập hồ sơ, tài liệu trước khi chỉnh lý, phân phông lưu trữ, lựa chọn phương án hệ thống hóa, phân loại tài liệu để lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý, hệ thống hóa thứ tự hồ sơ tài liệu, lập mục lục hồ sơ. Vì vậy, việc phân loại, lập hồ sơ còn tùy tiện, mỗi nơi làm một cách. Tài liệu hiện hành của các phòng ban trong cơ quan, tổ chức không được lập thành hồ sơ, thu nhận vào kho lưu trữ hiện hành không được chọn lọc; cán bộ làm công tác lưu trữ cơ quan, tổ chức còn kiêm nhiệm về văn thư, lưu trữ và trình độ năng lực chuyên môn còn nhiều hạn chế; các vấn đề về nghiệp vụ lưu trữ còn thiếu thống nhất, mức độ chỉnh lý và các phương thức chỉnh lý chưa xác định đúng; điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chỉnh lý  như: Bìa, hộp, cặp, giá kệ còn thiếu nên kết quả là tài liệu vẫn ở tình trạng lộn xộn, sắp xếp chưa khoa học.


Tài liệu đã được chỉnh lý sơ bộ và đưa lên giá của một cơ quan

Từ thực tế trên, để giải quyết tình trạng tài liệu tích đống, trong thời gian tới các cơ quan, tổ chức nhà nước cần thực hiện các giải pháp sau:

Một là: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ, điển hình là Luật Lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ công chức, viên chức và những người làm công tác lưu trữ về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ;

Hai là: Ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ phù hợp với việc thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011; bố trí cán bộ chuyên trách đảm nhiệm công tác văn thư lưu trữ đúng chuyên môn, nghiệp vụ; lập kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách;

Ba là: Đẩy mạnh công tác chỉnh lý, coi đây là khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần được đầu tư thích đáng để xử lý tài liệu tích đống; triển khai công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ với các mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu  nhiều  hay ít để chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ, chỉnh lý từng phông có trọng tâm trọng điểm để nhanh chóng đưa hồ sơ tài liệu của cơ quan tổ chức phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng, tiêu huỷ khối lượng tài liệu không có giá trị và tạo điều kiện bảo quản tốt tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị vĩnh viễn trong lưu trữ lịch sử. Sau khi hoàn thành công tác chỉnh lý tài liệu của cơ quan, tổ chức cần phải viết báo cáo kết quả chỉnh lý nhằm đánh giá kết quả công việc, rút ra những kinh nghiệm về nghiệp vụ, cách tổ chức chỉnh lý và đề ra những công việc cần tiếp tục làm sau khi chỉnh lý;

Bốn là: Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ, bao gồm: Bố trí phòng kho lưu trữ có đầy đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng; sử dụng có hiệu quả và đúng mục đích nguồn kinh phí được cấp phục vụ cho công tác chỉnh lý; giải quyết chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm;

Năm là: Đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên tại tất cả các cơ quan, đơn vị. Việc lập hồ sơ công việc được đưa thành một tiêu chí để đánh giá, bình xét  thi đua khen thưởng hàng năm;

Sáu là: Huy động các nguồn: Kinh phí, nhân lực để xử lý tài liệu tích đống của các cơ quan, tổ chức như: Ký hợp đồng chỉnh lý với cơ quan có chuyên môn để xử lý tài liệu tích đống.
 
Tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được phân loại chỉnh lý là một trong những tồn tại cơ bản, phổ biến hiện nay ở mỗi cơ quan, tổ chức. Tình trạng này đang gây rất nhiều khó khăn cho việc tra tìm khai thác sử dụng cũng như việc lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử, nếu càng kéo dài thì việc mất mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu lưu trữ có giá trị sẽ khó tránh khỏi. Vì vậy mỗi cơ quan, tổ chức cần tiến hành triển khai thực hiện đồng bộ các giải pháp trên để giải quyết  tình trạng tài liệu tích đống, bó gói từ đó sẽ giúp cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng góp phần thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ chuyên môn của mỗi cơ quan, tổ chức./.

Hoàng Thị Thanh
Chi Cục Văn thư, Lưu trữ - Sở Nội vụ

 

 

Tháng 12, 2014
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
30 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31 1 2 3
4 5 6 7 8 9 10