Kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018

25/12/2018

Thực hiện Kế hoạch số 595/KH-UBND ngày 25/01/2018 của UBND tỉnh về nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2018, ngày 09/02/2018 Sở Nội vụ đã ban hành Kế hoạch số 06/KH-SNV về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 và Quyết định số 153/QĐ-SNV ngày 09/02/2018 về việc thành lập Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018. Thời gian thực hiện từ tháng 3/2018 đến hết tháng 10/2018 với đối tượng kiểm tra gồm: UBND huyện Vĩnh Tường, Bình Xuyên và các xã, thị trấn; Các Sở, ngành: Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Tư pháp và các đơn vị trực thuộc; Cơ quan ngành dọc thuộc trung ương: Bưu điện tỉnh; Doanh nghiệp nhà nước: Công ty Cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Phúc Yên; Tổ chức chính trị - xã hội: Hội Văn học Nghệ thuật tỉnh; Đơn vị sự nghiệp công lập: Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh.

Kết quả kiểm tra

Tuyên truyền, phổ biến, giới thiệu văn bản Luật Lưu trữ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về quy định quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử được các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt.

Công tác tổ chức và bố trí nhân sự: Tại các cơ quan, tổ chức đã bố trí 01 công chức làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm; Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường, Bình Xuyên đã bố trí từ 01 đến 02 công chức làm văn thư chuyên trách, phòng Nội vụ huyện bố trí 01 công chức,  kiêm nhiệm làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; các xã, thị trấn bố trí 01 đến 02 công chức Văn phòng - Thống kê làm văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm; Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, Hội Văn học Nghệ thuật bố trí 01 viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; Bưu điện tỉnh, Công ty Cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Phúc Yên bố trí 01 nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm.

Ban hành các văn bản (Quy chế, Kế hoạch văn thư, lưu trữ): Các huyện Vĩnh Tường, Bình Xuyên, các Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Tư pháp, Hội Văn học Nghệ thuật, Bưu điện tỉnh, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, Công ty Cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Phúc Yên, Trung tâm Trợ giúp pháp lý nhà nước; Thị trấn Hương Canh, Hương Sơn, Quất Lưu, Tam Hợp đã ban hành văn bản; Các sở, ngành đã ứng dụng CNTT vào công tác văn thư để quản lý văn bản đi, văn bản đến theo quy định.

Quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực hiện tốt ở các cơ quan UBND huyện Vĩnh Tường, Bình Xuyên, Sở Tư pháp, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bưu điện tỉnh, Công ty Cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Phúc Yên; thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản đã thực hiện đúng: Vĩnh Tường, Bình Xuyên, Sở Tư pháp, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo quy định.

Công tác chỉnh lý tài liệu: Vĩnh Tường: 203 mét giá, Bình Xuyên: 30 mét giá, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: 05 mét giá.

Bố trí kho Lưu trữ: Vĩnh Tường kho Lưu trữ diện tích 185m­­2, Bình Xuyên 02 kho Lưu trữ tổng diện tích 100m2; một số xã, thị trấn và Sở, ngành bố trí kho lưu trữ (tạm): thị trấn Vĩnh Tường: 12m2, xã Phú Thịnh: 12m2, xã Tam Hợp: 15m2, Sở Tư pháp: 15m2, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: 20m2, Công ty Cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Phúc Yên: 15m2, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh: 20m

Trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ: Kho lưu trữ Vĩnh Tường đã bố trí: 51 giá sắt, 1065 hộp và 01 điều hòa; Bình Xuyên: 06 giá, 02 điều hòa và 03 quạt trần; Sở Tư pháp: 04 giá, 02 tủ, 01 quạt; Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: 05 giá, tủ, hòm; Công ty Cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Phúc Yên: 05 tủ, 10 giá, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh: 04 giá, 01 tủ.

Tồn tại, hạn chế

Về công tác văn thư  

Một số cơ quan, đơn vị chưa ban hành văn bản (Quy chế công tác văn thư, lưu trữ): Thị trấn Gia Khánh, Thiện Kế, thị trấn Vĩnh Tường, Đại Đồng, Nghĩa Hưng, Kim Xá, Yên Bình, Phú Thịnh, Trung tâm Văn hóa tỉnh, Nhà hát Chèo Vĩnh PhúcKế hoạch văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ: Trung tâm Trợ giúp pháp lý nhà nước, Bưu điện tỉnh, Hội Văn học Nghệ thuật tỉnh, Công ty Cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Phúc Yên, Trung tâm Văn hóa tỉnh, Nhà hát Chèo Vĩnh Phúc; Soạn thảo, ban hành văn bản chưa thực hiện theo quy định: Vĩnh Tường, Hương Canh, Gia Khánh, Đại Đồng, Nghĩa Hưng, Kim Xá, Yên Bình, Phú Thịnh, Thiện Kế, Tam Hợp, Hương Sơn, Quất lưu; Trung tâm Văn hóa tỉnh, Nhà hát Chèo Vĩnh Phúc, Bưu điện tỉnh, Hội Văn học Nghệ thuật tỉnh, Công ty Cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Phúc Yên.

Dấu đăng ký văn bản đến chưa thực hiện đúng mẫu quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ: Thị trấn Hương Canh, Gia Khánh, xã Hương Sơn; xã Yên Bình, xã Nghĩa Hưng, xã Đại Đồng, xã Kim Xá, xã Phú Thịnh, Trung tâm Văn hóa tỉnh, Nhà hát Chèo Vĩnh Phúc, Bưu điện tỉnh, Công ty Cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Phúc Yên; Chưa khắc dấu đến (UBND xã Thiện Kế); Lập hồ sơ chưa thực hiện thường xuyên: Sở Tư pháp, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Hội Văn học Nghệ thuật, Trung tâm Văn hóa tỉnh, Nhà hát Chèo Vĩnh Phúc, Công ty Cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Phúc Yên; Ứng dụng công nghệ thông tin chưa được triển khai thực hiện ở hầu hết các xã, thị trấn và các cơ quan Hội Văn học Nghệ thuật, Công ty Cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Phúc Yên, Đài Phát thanh Truyền hình tỉnh, Trung tâm Văn hóa tỉnh, Nhà hát Chèo Vĩnh Phúc.

Về hoạt động lưu trữ

Tài liệu lưu trữ tồn đọng chưa chỉnh lý: UBND huyện Bình Xuyên: 88 mét, Thị trấn Hương Canh: 59 mét, thị trấn Gia Khánh: 42 mét, xã Tam Hợp: 50 mét, xã Quất Lưu: 34 mét, xã Hương Sơn: 64 mét, xã Thiện Kế: 60 mét; Thị trấn Vĩnh Tường: 19 mét, xã Nghĩa Hưng: 8 mét, xã Đại Đồng: 42 mét, xã Yên Bình: 31 mét, xã Kim Xá (tài liệu Văn phòng): 02 mét; Sở Tư pháp: 115 mét và các đơn vị trực thuộc: Trung tâm Trợ giúp pháp lý Nhà nước: 13 mét; Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: 125 mét và các đơn vị trực thuộc: Nhà hát Chèo Vĩnh Phúc: 10 mét; Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh: 17 mét, Bưu điện tỉnh: 45 mét, Hội Văn học Nghệ thuật: 05 mét; Công ty Cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Phúc Yên: 36 mét.

Diện tích kho lưu trữ tại các cơ quan chưa đáp ứng yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ: Sở Tư pháp: 15m2, Công ty Cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Phúc Yên: 15m2, UBND thị trấn Vĩnh Tường: 12m2, UBND xã Phú Thịnh: 12m2, UBND xã Tam Hợp: 15m2; trang thiết bị kho lưu trữ của các cơ quan Sở Tư pháp, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Công ty Cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Phúc Yên, UBND thị trấn Vĩnh Tường, xã Phú Thịnh, xã Tam Hợp còn nhiều hạn chế.

Một số cơ quan chưa bố trí kho Lưu trữ: UBND xã Đại Đồng, Nghĩa Hưng, Kim Xá, Yên Bình, Hương Canh, Gia Khánh, Quất Lưu, Hương Sơn, Thiện Kế; Hội Văn học Nghệ thuật tỉnh, Trung tâm Văn hóa tỉnh, Nhà hát Chèo Vĩnh Phúc.

Kiến nghị, đề xuất

Tăng cường công tác tuyên truyền và phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản có liên quan đến mỗi cán bộ, công chức, viên chức được tiếp cận văn bản mới phục vụ cho hoạt động điều hành của cơ quan, tổ chức; Hàng năm chủ động xây dựng Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ; kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị.

Yêu cầu mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ  cơ quan theo quy định: Luật Lưu trữ, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 30/2017/QĐ-UBND ngày 11/9/2017 của UBND tỉnh về quy định lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.

Khi phát hành văn bản phải kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo đúng hướng dẫn tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ; Thực hiện nghiêm túc việc đóng dấu vào bản gốc văn bản đi, đóng dấu “Đến” vào văn bản đến theo mẫu quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.

Bố trí kho Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật đảm bảo đủ diện tích để bảo quản tài liệu, đầu tư các trang thiết bị cần thiết cho công tác văn thư, lưu trữ như: Giá, hộp, cặp, bìa hồ sơ, bình chữa cháy để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; bổ trí kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống.

Thực hiện nghiêm túc việc báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ về quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ./.

Nguyễn Ngân
Chi cục Văn thư, Lưu trữ - Sở Nội vụ

 

Các tin đã đưa ngày:
Tháng 11, 2019
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
27 28 29 30 31 1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
1 2 3 4 5 6 7