Kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 tại UBND huyện Yên Lạc

16/04/2019

Thực hiện Kế hoạch số 21/KH-UBND ngày 19/02/2019 của UBND tỉnh về nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2019, Kế hoạch số 07/KH-SNV ngày 21/02/2019 của Sở Nội vụ về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2019.

Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đã tiến hành kiểm tra từ ngày 19/3/2019 đến ngày 29/3/2019 đối với UBND huyện Yên Lạc gồm Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND & UBND huyện, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Tài nguyên và Môi trường; UBND các xã: Đồng Văn, Liên Châu, Đại Tự, Trung Kiên, Văn Tiến và UBND thị trấn Yên Lạc. Qua kiểm tra đã chỉ ra một số ưu điểm, tồn tại hạn chế trong việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

Thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ

Công tác tổ chức cán bộ: Tại Văn phòng HĐND & UBND huyện đã bố trí 02 hợp đồng theo Nghị định 68 của Chính phủ làm công tác văn thư chuyên trách, có trình độ đại học Hành chính và đại học Luật (đã học trung cấp văn thư, lưu trữ); Phòng Nội vụ huyện bố trí 01 công chức làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; các phòng chuyên môn đã bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm; tại các xã và thị trấn đã bố trí công chức Văn phòng - Thống kê kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ với trình độ đại học hoặc trung cấp được đào tạo từ nhiều chuyên ngành khác nhau.


Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các xã, thị trấn

Công tác ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: UBND huyện đã ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (Quyết định số 81/QĐ-UBND ngày 23/01/2015 của UBND huyện Yên Lạc), Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và các văn bản quản lý, triển khai đến các cơ quan, đơn vị trong huyện; các xã, thị trấn đã ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ: UBND thị trấn Yên Lạc, UBND các xã: Đồng Văn, Đại Tự, Văn Tiến, Trung Kiên.

Về ứng dụng công nghệ thông tin; đào tạo bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ: UBND huyện đã chỉ đạo thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến tại một số cơ quan chuyên môn thuộc huyện và các xã, thị trấn trên địa bàn từ năm 2017; công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ được tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ tổ chức.

Về báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ: Thực hiện theo Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.

Thực hiện về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Hoạt động văn thư

Về quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Văn phòng HĐND & UBND huyện: Thực hiện thông qua phần mềm quản lý văn bản; việc soạn thảo, ban hành văn bản về cơ bản đã được thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Về lưu văn bản: Văn phòng HĐND & UBND huyện tập lưu văn bản đi được sắp xếp theo tên loại, theo số thứ tự đăng ký và được đóng dấu đầy đủ; tại UBND thị trấn Yên Lạc và UBND các xã: Liên Châu, Đại Tự, Văn Tiến, Trung Kiên đã thực hiện tốt việc lưu văn bản đi, tập lưu văn bản đi được đóng dấu và lưu đầy đủ.

Về quản lý và sử dụng con dấu được: Thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

Về công tác lập hồ sơ: Tại các phòng chuyên môn: Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Tài nguyên và Môi trường công tác lập hồ sơ về cơ bản đã thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan chuyên môn và quy định của pháp luật.

Hoạt động lưu trữ

UBND huyện Yên Lạc đã bố trí 01 kho lưu trữ cơ quan với diện tích 144m2, số tài liệu được chỉnh lý là 242 mét giá đang được bảo quản trong kho (trong đó năm 2016: 27 mét tài liệu, năm 2017 thực hiện theo Đề án của tỉnh: 74 mét, năm 2018: 07 mét), trang thiết bị trong kho có giá, hộp cặp, điều hòa; các xã, thị trấn được kiểm tra có 02 xã bố trí được kho Lưu trữ là xã Liên Châu và xã Đại Tự với diện tích kho lưu trữ từ 17 ÷ 25 m2.

Về tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ: UBND huyện ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và có sổ sách theo dõi phục vụ tổ chức, cá nhân, cán bộ, công chức, viên chức đến khai thác tài liệu (số lượt người khai thác, sử dụng bình quân khoảng 200 lượt người/năm).

Một số tồn tại, hạn chế

Công tác kiểm tra hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm đối với các xã, thị trấn, phòng chuyên môn thuộc phạm vi quản lý chưa thường xuyên.

Tập lưu văn bản đi năm 2019 của Văn phòng UBND huyện, Phòng Tài Nguyên và Môi trường chưa đóng dấu theo quy định; chưa in sổ văn bản đi, văn bản đến trong phần mềm quản lý văn bản và điều hành (từ năm 2016÷2018); UBND xã Đồng Văn chưa lưu văn bản đi (bản gốc) tại văn thư.

Việc chuyển giao văn bản đến tại các phòng chuyên môn, các xã, thị trấn chưa đúng theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 6 Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ; các xã, thị trấn, phòng chuyên môn chưa khắc dấu đăng ký văn bản “Đến” và sử dụng mẫu dấu đăng ký văn bản “Đến” chưa đúng quy định.

Soạn thảo và ban hành văn bản tại các xã, thị trấn chưa thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ như: Ban hành Quyết định thiếu căn cứ pháp lý, thiếu thẩm quyền, ký hiệu văn bản, xác định thể loại văn bản chưa đúng với nội dung văn bản, sai về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; UBND xã Liên Châu chưa ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ. 

Số tài liệu lưu trữ còn tồn đọng, chưa chỉnh lý của UBND huyện: 104 mét tài liệu; các xã, thị trấn được kiểm tra: 217 mét; một số xã chưa bố trí kho lưu trữ; xã Liên Châu, Đại Tự đã bố trí kho tạm, tuy nhiên còn thiếu một số trang thiết bị: Giá, hộp, cặp; công tác lập hồ sơ chưa được thực hiện ở các xã, thị trấn.

Nguyễn Ngân
Chi cục Văn thư, Lưu trữ - Sở Nội vụ

 

Các tin đã đưa ngày:
Tháng 11, 2019
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
27 28 29 30 31 1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
1 2 3 4 5 6 7