Kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 tại Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

13/05/2019

Thực hiện Kế hoạch số 21/KH-UBND ngày 19/02/2019 của UBND tỉnh về nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2019, Kế hoạch số 07/KH-SNV ngày 21/02/2019 và Quyết định số 45/QĐ-SNV ngày 26/02/2019 của Sở Nội vụ về kiểm tra và thành lập đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2019.

Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đã tiến hành kiểm tra từ ngày 16/4/2019 đến ngày 18/4/2019 đối với Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và các đơn vị trực thuộc gồm: Văn phòng Sở, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Vĩnh Phúc, Trung tâm phát triển Lâm Nông nghiệp Vĩnh Phúc, Trung tâm Giống vật nuôi Vĩnh Phúc, Trung tâm Thông tin Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Vĩnh Phúc, Trung tâm Kiểm định, giám sát công trình Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Vĩnh Phúc. Qua kiểm tra đã chỉ ra một số ưu điểm, tồn tại hạn chế trong việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

Thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ:

Công tác tổ chức cán bộ: Tại Văn phòng Sở đã bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm, trình độ Đại học Luật (đã học Trung cấp văn thư, lưu trữ); tại các đơn vị trực thuộc, bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm.


Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Sở NN&PTNT, các đơn vị trực thuộc

Công tác ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Văn phòng Sở đã tham mưu với lãnh đạo Sở ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (Quyết định số 469/QĐ-SNN&PTNT ngày 28/10/2014); xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm.

Về ứng dụng công nghệ thông tin; đào tạo bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ: Văn phòng Sở đã thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến qua phần mềm quản lý văn bản; các đơn vị trực thuộc: nhận văn bản đến qua phần mềm của Sở đồng thời thực hiện việc quản lý ghi chép bằng sổ đăng ký văn bản đến.

Về báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ: Thực hiện theo Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.

Thực hiện về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:

Hoạt động văn thư

Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Văn phòng Sở được thực hiện thông qua phần mềm quản lý văn bản; việc soạn thảo, ban hành văn bản về cơ bản đã được thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

Hoạt động lưu trữ

Thực hiện các quy định của pháp luật, Văn phòng Sở đã bố trí 02 kho lưu trữ cơ quan với diện tích 25m2/kho, trang thiết bị gồm: 10 giá; 02 tủ, tài liệu trong kho được chỉnh lý đưa lên giá với 200 hộp tài liệu và có sổ mục lục tra cứu, khai thác tài liệu theo quy định.

Các đơn vị trực thuộc đã bố trí được kho Lưu trữ và trang thiết bị: Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Vĩnh Phúc: 40m2, trang thiết bị: 18 giá; Trung tâm phát triển Lâm Nông nghiệp Vĩnh Phúc: 18m2, trang thiết bị: 05 tủ; Trung tâm Giống vật nuôi Vĩnh Phúc: 30m2, trang thiết bị: 11 tủ.

Một số tồn tại, hạn chế

Tại các đơn vị trực thuộc vẫn còn một số văn bản soạn thảo và ban hành chưa đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ như: Căn cứ pháp lý, ký hiệu văn bản, trích yếu nội dung, nơi nhận, cỡ chữ, kiểu chữ, dấu câu; sử dụng mẫu dấu đăng ký văn bản “Đến” chưa đúng quy định.


Tài liệu lưu trữ chưa chỉnh lý tại đơn vị trực thuộc

Tài liệu lưu trữ chưa chỉnh lý qua kiểm tra khoảng 126 mét tài liệu, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Vĩnh Phúc: 65 mét; Trung tâm phát triển Lâm Nông nghiệp Vĩnh Phúc: 23 mét; Trung tâm Giống vật nuôi Vĩnh Phúc: 21 mét; Trung tâm Thông tin Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Vĩnh Phúc: 03 mét; Trung tâm Kiểm định, giám sát công trình Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 14 mét.

Một số đơn vị trực thuộc chưa bố trí được kho lưu trữ: Trung tâm Kiểm định, giám sát công trình Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Vĩnh Phúc, Trung tâm Thông tin Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Vĩnh Phúc./.

Đoàn Kiểm tra đã kiến nghị với Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc kịp thời khắc phục những tồn tại, hạn chế để nâng cao chất lượng, hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của Sở trong thời gian tới./

Nguyễn Ngân
Chi cục Văn thư, lưu trữ - Sở Nội vụ

 

Tháng 11, 2019
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
27 28 29 30 31 1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
1 2 3 4 5 6 7