Kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 tại Sở Xây dựng Vĩnh Phúc

31/05/2019

Thực hiện Kế hoạch số 21/KH-UBND ngày 19/02/2019 của UBND tỉnh về nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2019, Kế hoạch số 07/KH-SNV ngày 21/02/2019 và Quyết định số 45/QĐ-SNV ngày 26/02/2019 của Sở Nội vụ về kiểm tra và thành lập đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2019.

Đoàn kiểm tra của Sở Nội vụ đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ từ ngày 14/5 đến ngày 17/5/2019 tại các Phòng chuyên môn thuộc Sở Xây dựng và các đơn vị trực thuộc gồm: Chi cục Giám định xây dựng, Viện Quy hoạch xây dựng. Qua kiểm tra đã chỉ ra một số ưu điểm, tồn tại hạn chế trong việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ như sau:

Thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ:

Công tác tổ chức cán bộ: Văn phòng Sở đã bố trí 01 cán bộ hợp đồng theo Nghị định 68 làm công tác văn thư kiêm nhiệm, trình độ Trung cấp Văn phòng - Thống kê; Các đơn vị trực thuộc Sở bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm.

Công tác ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Văn phòng Sở đã tham mưu với lãnh đạo Sở ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (Quyết định số 327/QĐ-SXD ngày 24/8/2016); xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm.


Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Sở Xây dựng

Về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ: Văn phòng Sở  thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến qua phần mềm quản lý văn bản.

Chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ: Hàng năm, Sở Xây dựng đã thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo thống kê theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 quy định về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ và Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.

Thực hiện về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:

Hoạt động văn thư

Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Văn phòng Sở được thực hiện thông qua phần mềm quản lý văn bản; Việc soạn thảo, ban hành văn bản về cơ bản đã được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Công tác lập hồ sơ được cán bộ chuyên môn thực hiện theo quy định.

Hoạt động lưu trữ

Văn phòng Sở đã bố trí 03 (phòng) kho lưu trữ cơ quan, diện tích 48m2, trang thiết bị gồm: 48 giá đôi, 02 điều hòa, 04 quạt trần; số tài liệu còn tồn đọng chưa chỉnh lý, sắp xếp trong kho và các phòng chuyên môn khoảng 500 mét tài liệu; Các đơn vị trực thuộc: Viện Quy hoạch xây dựng, Chi cục Giám định xây dựng đã bố trí được kho Lưu trữ cơ quan với diện tích 30m2.

Một số tồn tại

Việc triển khai thực hiện Quyết định số 30/2017/QĐ-UBND ngày 11/9/2017 về ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Công văn số 8121/UBND-TH1 ngày 18/10/2017 của UBND tỉnh về triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan vẫn còn chậm theo chỉ đạo của UBND tỉnh; hàng năm, chưa xây dựng kế hoạch kiểm tra hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc Sở.

Số lượng tài liệu tồn đọng, tích đống tại kho lưu trữ và các phòng chuyên môn và kho lưu trữ khoảng 500 mét chưa được phân loại, chỉnh lý.

Chi cục Giám định xây dựng và Viện Quy hoạch xây dựng: Tập lưu văn bản đi chưa đóng dấu theo quy định tại Điều 12, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ; Một số văn bản soạn thảo chưa thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về: Ký hiệu văn bản, địa danh, nơi nhận, cỡ chữ, kiểu chữ, xác định thể loại văn bản (Chi cục Giám định xây dựng và Viện Quy hoạch xây dựng); Sử dụng mẫu dấu đăng ký văn bản “Đến” chưa đúng quy định: Viện Quy hoạch xây dựng.

Đoàn Kiểm tra đã kiến nghị với Sở Xây dựng chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc kịp thời khắc phục những tồn tại, hạn chế để nâng cao chất lượng, hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của Sở trong thời gian tới./

Nguyễn Ngân
Chi cục Văn thư, Lưu trữ - Sở Nội vụ

 

 

Tháng 11, 2019
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
27 28 29 30 31 1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
1 2 3 4 5 6 7