Kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2019

03/12/2019

Thực hiện Kế hoạch số 21/KH-UBND ngày 19/02/2019 của UBND tỉnh về nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2019, ngày 21/02/2019 Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch số 07/KH-SNV ngày 21/02/2019 của Sở Nội vụ về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 đối với các cơ quan, tổ chức, giai đoạn từ năm 2016 ÷2019 kết quả cụ thể như sau:


Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ làm việc với đơn vị

Về công tác văn thư: Tại các cơ quan, tổ chức được kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đã ổn định và đi vào nề nếp theo quy định của pháp luật, thực hiện tốt việc tuyên truyền, phổ biến và giới thiệu các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động; các cơ quan, tổ chức đã bố trí công chức, viên chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ; ban hành Quy chế, Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm; việc quản lý văn bản đi, văn bản đến được các cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định.

Về hoạt động lưu trữ: UBND các huyện Yên Lạc, Lập Thạch và các Sở, ngành, Công ty Điện lực Vĩnh Phúc, Bảo hiểm xã hội tỉnh đã bố trí kho Lưu trữ theo quy định; việc chỉnh lý tài liệu theo Đề án tài liệu tồn đọng của UBND tỉnh giai đoạn 2015-2018 được thực hiện tốt ở một số sở: Xây dựng,  Giao thông vận tải, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Vĩnh Phúc.

Bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tai, hạn chế        

Một số xã, thị trấn văn bản đi chưa đóng dấu; tài liệu lưu trữ còn tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức còn nhiều; kho lưu trữ chưa đảm bảo yêu cầu bảo quản tài liệu; cơ sở vật chất, kinh phí, trang thiết bị kho Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn thiếu máy điều hòa, máy hút ẩm, hút bụi, bình chữa cháy, giá, cặp, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ, do vậy chưa đáp ứng được yêu cầu bảo quản tài liệu.

Mặc dù vẫn còn nhiều khó khăn trong việc thực hiện các quy định của pháp luật, các cơ quan, tổ chức phải bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ, hiện nay nhiều cơ quan, tổ chức đang sử dụng viên chức và lao động hợp đồng làm công tác văn thư, lưu trữ do không còn chỉ tiêu biên chế công chức; số lượng tài liệu phát sinh hàng năm nhiều, các cơ quan, tổ chức gặp khó khăn trong việc bố trí kinh phí để chỉnh lý và mua sắm trang thiết bị bảo quản; kho lưu trữ nhiều cơ quan, tổ chức chưa có điều kiện để bố trí do trụ sở làm việc chật hẹp.

Để thực hiện tốt các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ đề xuất và kiến nghị một số nội dung sau:

Đối với UBND tỉnh

Chỉ đạo các cơ quan chuyên môn, tham mưu với UBND tỉnh bố trí, hỗ trợ để các cơ quan, tổ chức có nguồn kinh phí thực hiện việc xây dựng chính quyền điện tử, giảm việc phát hành văn bản giấy, chỉnh lý tài liệu và đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ; bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với chỉ tiêu, định mức biên chế được giao hàng năm đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

Đối với Sở, ban, ngành, UBND các huyện

1. Trên cơ sở biên chế và nguồn kinh phí được giao hàng năm, chủ động xây dựng Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ, hoàn thành các nội dung Kế hoạch đã được UBND tỉnh chỉ đạo về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước để đảm bảo việc giảm phát hành văn bản giấy; lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, xác định giá trị số lượng tài liệu đang tồn đọng; xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.

2. Tăng cường công tác tuyên truyền và phổ biến, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật, văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ đến mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc; UBND các xã, thị trấn trên địa bàn.

3. Yêu cầu mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định: Luật Lưu trữ và chỉ đạo của UBND tỉnh tại Công văn số 8121/UBND-TH1 ngày 18/10/2017 triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

4. Trước khi phát hành văn bản phải kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo đúng hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.  

(Chi tiết Báo cáo số 170/BC-SNV ngày 29/11/2019 của Sở Nội vụ)

Nguyễn Ngân
Chi cục Văn thư, Lưu trữ - Sở Nội vụ

 

 

Tháng 4, 2020
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
26 27 28 29 30 31 1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30 1 2 3 4 5 6