Công tác lưu trữ huyện Tam Dương Những khó khăn và giải pháp trong thời gian tới.

22/08/2012
Công tác lưu trữ huyện Tam Dương Những khó khăn và giải pháp trong thời gian tới.
Công tác lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị, là một phần trong lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm các nội dung như: Thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị, là một phần trong lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm các nội dung như: Thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ xã hội, các thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ giúp chúng ta hiểu được giá trị của tài liệu trong quá khứ cũng như trong hiện tại và tương lai.
 
Tài liệu lưu trữ gần như được sinh ra đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó có tính chân thực cao, là bản chính, bản gốc của tài liệu. Ngày nay tài liệu sản sinh ra ngày càng nhiều đòi hỏi chúng ta phải quan tâm tới việc bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
 
Hiểu rõ được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, trong những năm gần đây Ủy ban nhân dân huyện Tam Dương đã quan tâm, chỉ đạo tới công tác này. Tuy nhiên, công tác lưu trữ của huyện Tam Dương hiện đang gặp rất nhiều khó khăn, chỉ là bước khởi đầu nên nhìn chung còn nhiều lúng túng trong chỉ đạo và thực hiện. Trong năm 2012, Ủy ban nhân dân huyện đã chỉ đạo phòng Nội vụ thực hiện Quyết định số 2751/QĐ-CT ngày 30 tháng 9 năm 2010 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về “giao chỉ tiêu hợp đồng lao động năm 2010”, đã bố trí 02 cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ về làm công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ huyện theo quy định, số cán bộ làm công tác lưu trữ còn mới, chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việc. Trước tình hình đó Ủy ban nhân dân huyện Tam Dương rất cần sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp, các ngành đối với công tác lưu trữ của huyện, đây chính là yếu tố cần thiết và quyết định đến sự phát triển của công tác này trong thời gian tới. Hiện tại, Ủy ban nhân dân huyện Tam Dương đang phải đối mặt với một số khó khăn sau:
 
1. Về kinh phí: Việc bố trí kinh phí để đầu tư cho công tác lưu trữ của huyện Tam Dương vẫn chưa được triển khai và chưa được các cấp lãnh đạo huyện quan tâm để thực hiện tốt công tác này. Trong năm 2012, Ủy ban nhân dân huyện Tam Dương chưa bố trí được kinh phí để chỉnh lý tài liệu tồn đọng (số tài liệu tồn đọng của 12 phòng, ban chuyên môn huyện là 287m tài liệu chưa được chỉnh lý).
 
2. Về bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị: Kho lưu trữ huyện vừa được xây dựng xong và đang chuẩn bị tiến tới bàn giao về phòng Nội vụ quản lý với diện tích hạn chế 54m2. Vị trí xây kho chưa hợp lý, cách xa nơi làm việc, gây khó khăn cho việc đi lại, vận chuyển, bảo quản tài liệu. Các trang thiết bị trong kho còn thiếu và sơ sài: hiện mới bố trí được 24 giá để tài liệu, ngoài ra các trang thiết bị khác như: điện, nước, điều hòa, quạt thông gió, máy hút ẩm, hút bụi, ẩm kế, nhiệt kế, cặp, bìa, hồ sơ để tài liệu, bàn ghế làm việc chưa được trang bị.
 
3. Về công tác thu thập tài liệu: Hiện tại, Ủy ban nhân dân huyện chưa thu thập được tài liệu từ các phòng, ban chuyên môn về kho lưu trữ huyện (mặc dù phòng Nội vụ đã tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện lên kế hoạch thu tài liệu của 12 phòng, ban chuyên môn về kho lưu trữ huyện) nhưng đến nay việc thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu về kho lưu trữ vẫn chưa được triển khai theo quy định.
 
Kho lưu trữ huyện Tam Dương và một số giá được trang bị trong kho
 
Với những khó khăn trên để làm tốt công tác lưu trữ, trong thời gian tới Ủy ban nhân dân huyện Tam Dương cần phải thực hiện tốt một số giải pháp sau đây:
 
1. Kho lưu trữ: Mặc dù Ủy ban nhân dân huyện Tam Dương đã xây kho lưu trữ nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của địa phương. Trong thời gian tới phòng Nội vụ huyện cần tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện đầu tư các trang thiết bị cần thiết trong kho lưu trữ: máy điều hòa, quạt thông gió, máy hút ẩm, hút bụi, ẩm kế, nhiệt kế, giá, cặp, hộp, bình chữa cháy..., để sẵn sàng tiếp nhận tài liệu và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định.
 
2. Kinh phí chỉnh lý tài liệu: Trong năm 2012 và những năm tiếp theo các cấp lãnh đạo  huyện cần bố trí kinh phí để chỉnh lý, sắp xếp, phân loại tài liệu nhằm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo đúng tinh thần Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính Phủ về “tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”.
 
3. Thu thập tài liệu: Công tác thu thập tài liệu là vô cùng quan trọng và cần thiết, là cơ sở, là tiền đề để làm tốt công tác lưu trữ. Bởi vì yêu cầu đối với công tác lưu trữ là làm sao để thu thập được tài liệu từ các phòng, ban chuyên môn về kho lưu trữ huyện, muốn làm tốt điều này Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, phòng Nội vụ huyện tham mưu giúp lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn các phòng, ban chuyên môn thu thập tài liệu về kho lưu trữ; lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu cho từng năm, từng giai đoạn cụ thể. Kế hoạch phải nêu đầy đủ các nội dung: (tên đơn vị có tài liệu, khối tài liệu, năm tài liệu, thời gian thu tài liệu, số lượng mét tài liệu thu được). Mỗi đơn vị giao nộp tài liệu cán bộ lưu trữ phải làm Biên bản giao nhận tài liệu theo quy định.
 
4. Chỉnh lý tài liệu: Chỉnh lý là khâu quan trọng tiếp theo của việc thu thập tài liệu. Vì vậy trong thời gian tới phòng Nội vụ huyện cần phải lên kế hoạch chỉnh lý tài liệu khi đã thu tài liệu từ các phòng, ban chuyên môn về kho lưu trữ. Tài liệu khi đưa về kho phải được chỉnh lý, bổ sung, xác định giá trị, nộp lưu... Chỉ giữ lại những tài liệu có giá trị vĩnh viễn, lâu dài (trên 20 năm) và tạm thời (5 năm), loại bỏ những tài liệu hết giá trị (khi loại bỏ phải thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu hết giá trị). Khi xác định giá trị tài liệu các cán bộ lưu trữ cần hết sức chú ý và cẩn trọng, tránh xác định sai giá trị của tài liệu hoặc loại bỏ những tài liệu có giá trị cần bảo quản (cần căn cứ vào Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ về quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương).
 
5. Bảo quản tài liệu: Bảo quản tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng tiếp theo của công tác lưu trữ, ảnh hưởng trực tiếp tới giá trị của tài liệu, vì vậy tài liệu sau khi được chỉnh lý xong phải được đưa vào kho để bảo quản theo quy định với chế độ bảo quản tốt, tránh các loại nấm mốc, côn trùng phá hoại tài liệu. Sự tác động của khí hậu, thời tiết cũng ảnh hưởng ít nhiều tới việc bảo quản tài liệu. Các chế độ bảo quản được quy định trong kho như: ánh sáng 15-25 lux, nhiệt độ 20 ± 20C, độ ẩm 50 ± 5%..., sẽ góp phần nâng cao giá trị tài liệu đồng thời kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.
 
Hy vọng rằng trong thời gian tới Ủy ban nhân dân huyện Tam Dương sẽ chỉ đạo phòng Nội vụ huyện làm tốt công tác này, sớm đưa công tác lưu trữ của huyện đi vào nề nếp và ngày càng phát triển, phấn đấu là một trong 9 huyện, thành, thị triển khai và thực hiện tốt về công tác lưu trữ. Tiến tới đưa công tác lưu trữ của tỉnh Vĩnh Phúc là một trong 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có thế mạnh và tiềm năng về công tác lưu trữ./.
Nguyễn Thị Ngân
Chi cục Văn thư Lưu trữ - Sở Nội vụ
Các tin đã đưa ngày:
Tháng 8, 2014
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
27 28 29 30 31 1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
31 1 2 3 4 5 6