Kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 tại Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Phúc

23/05/2018

Thực hiện Kế hoạch số 06/KH-SNV ngày 09/02/2018 của Sở Nội vụ về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018. Theo Kế hoạch, từ ngày 18/4/2018 đến ngày 20/4/2018, Đoàn kiểm tra của Sở Nội vụ đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Tư pháp gồm Văn phòng Sở và đơn vị trực thuộc: Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước tỉnh Vĩnh Phúc.

Kết quả kiểm tra như sau:

Thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ:

Công tác tuyên truyền, phổ biến giới thiệu các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ: Văn phòng Sở đã tham mưu với lãnh đạo Sở thực hiện công tác tuyên truyền các văn bản về Luật Lưu trữ, Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan (ban hành Quyết định số 164/QĐ-STP ngày 31/12/2013 về Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Sở Tư pháp); Kế hoạch, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ hàng năm.

Công tác tổ chức cán bộ: Tại Văn phòng Sở đã bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, trình độ Đại học công nghệ thông tin. Hàng năm được tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ tổ chức; Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước bố trí 01 cán bộ, trình độ Đại học kế toán, có chứng chỉ văn thư, lưu trữ.

Thực hiện chuyên môn nghiệp vụ:

Hoạt động văn thư: Văn phòng Sở đã thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến qua phần mềm quản lý văn bản; tập lưu văn bản phát hành được đóng dấu đầy đủ và sắp xếp theo số thứ tự đăng ký; quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo đúng quy định của pháp luật; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản nhìn chung thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước: Tập lưu văn bản đi được đóng dấu và lập Mục lục văn bản đối với từng loại; sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến được ghi chép đầy đủ; ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản đi, đến trên phần mềm; thể thức, kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản nhìn chung đã thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.

Chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đã được Văn phòng Sở và đơn vị trực thuộc thực hiện theo quy định của Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ.

Hoạt động lưu trữ: Sở đã bố trí Kho lưu trữ tạm với diện tích 15m2, gồm: 04 giá, 02 tủ, 01quạt. Số tài liệu trong kho 40 mét chưa được chỉnh lý. Tài liệu của các phòng chuyên môn 75 mét; Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước 13 mét.

Tồn tại, hạn chế:

Văn phòng Sở: Chưa thực hiện chế độ phụ cấp độc hại cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Sở, Danh mục hồ sơ cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; số lượng tài liệu tồn đọng, tích đống: 115 mét; trang thiết bị kho lưu trữ còn thiếu: Giá, hộp, bình chữa cháy..

Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước: Chưa xây dựng Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ; Kho lưu trữ cơ quan chưa được bố trí, tài liệu chưa được chỉnh lý.

Một số kiến nghị:

Văn phòng Sở: Thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 30/2017/QĐ-UBND ngày 11/9/2017 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên địa bàn tỉnh.

Bố trí kinh phí chỉnh lý số tài liệu đang tồn đọng (115 mét), chỉ đạo các đơn vị trực thuộc hoàn thiện việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước; bổ sung trang thiết bị kho lưu trữ: Giá, điều hòa, quạt, cặp, hộp, bìa hồ sơ.

Trung tâm Trợ giúp pháp lý nhà nước: Xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; bố trí kho Lưu trữ cơ quan diện tích tối thiểu 15m2, đầu tư các trang thiết bị bảo quản tài liệu: Giá, bìa hồ sơ, cặp, hộp, bình chữa cháy, điều hòa...và thực hiện thu hồi tài liệu về kho lưu trữ đơn vị để chỉnh lý, sắp xếp theo quy định./.

Nguyễn Ngân
Chi cục Văn thư, Lưu trữ - Sở Nội vụ

 

Các tin đã đưa ngày:
Tháng 10, 2018
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
30 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31 1 2 3
4 5 6 7 8 9 10