Kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 tại UBND huyện Vĩnh Tường

08/06/2018

Thực hiện Kế hoạch số 06/KH-SNV ngày 09/02/2018 của Sở Nội vụ về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018. Từ ngày 16/5/2018 đến ngày 18/5/2018, Đoàn kiểm tra của Sở Nội vụ đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Vĩnh Tường gồm: Văn phòng HĐND&UBND huyện (sau đây gọi tắt là Văn phòng), Phòng Nội vụ huyện; UBND các xã: Đại Đồng, Nghĩa Hưng, Kim Xá, Yên Bình, Phú Thịnh và UBND thị trấn Vĩnh Tường.


Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Vĩnh Tường

Kết quả kiểm tra như sau:

Thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ:

Công tác tuyên truyền, phổ biến giới thiệu các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ: Ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện Vĩnh Tường; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm.

Công tác tổ chức cán bộ: Tại Văn phòng huyện đã bố trí 02 cán bộ làm công tác văn thư, có trình trung cấp văn thư, lưu trữ và đại học Lưu trữ học; Phòng Nội vụ huyện đã bố trí 01 công chức làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, trình độ đại học Lưu trữ học; các xã, thị trấn bố trí 01 công chức Văn phòng - Thống kê kiêm công tác văn thư, lưu trữ. 

Hiện đại hóa công tác văn phòng, UBND huyện Vĩnh Tường đã thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến; thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu theo quy định.  

Thực hiện chuyên môn nghiệp vụ:

Hoạt động văn thư: tại Văn phòng huyện Vĩnh Tường việc quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực hiện qua phần mềm quản lý văn bản; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản nhìn chung đã thực hiện theo quy định; tập lưu văn bản phát hành được đóng dấu đầy đủ và sắp xếp theo số thứ tự đăng ký; quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; dấu đăng ký văn bản đến được thực hiện theo đúng mẫu quy định.

Tại xã, thị trấn: UBND thị trấn Vĩnh Tường và UBND các xã: Đại Đồng, Nghĩa Hưng, Kim Xá,Yên Bình, Phú Thịnh đã thực hiện tốt việc lưu văn bản đi. Tập lưu văn bản đi được đóng dấu và lưu đầy đủ; quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Hoạt động lưu trữ: UBND huyện Vĩnh Tường đã bố trí 01 kho lưu trữ cơ quan với diện tích 185m2, tổng số trang thiết bị: 51 giá, 1065 hộp để tài liệu và 01 điều hòa. Số tài liệu được chỉnh lý là 203 mét giá.

Các xã, thị trấn: Có 02 xã, thị trấn đã bố trí kho Lưu trữ gồm UBND thị trấn Vĩnh Tường, diện tích kho: 12m2 và UBND xã Phú Thịnh, diện tích: 12m2; tài liệu UBND thị trấn Vĩnh Tường: 19 mét tài liệu, xã Nghĩa Hưng: 8 mét tài liệu, xã Đại Đồng: 42 mét tài liệu, xã Yên Bình: 31 mét tài liệu, xã Kim Xá:2 Tường.


Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Vĩnh Tường

Một số tồn tại, hạn chế:

Văn phòng và Phòng Nội vụ huyện hàng năm chưa cập nhật thường xuyên Danh mục hồ sơ theo quy định (Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ; chưa tăng cường công tác kiểm tra, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ việc quản lý tài liệu lưu trữ vẫn do Văn phòng HĐND&UBND huyện thực hiện, chưa bàn giao cho Phòng Nội vụ quản lý theo quy định.

Các xã, thị trấn: Chưa ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; chưa đăng ký Dấu văn bản đến; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản chưa theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ; ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, đến chưa được triển khai; tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các xã được kiểm tra: 102 mét, một số xã chưa bố trí được Kho lưu trữ như: Yên Bình, Kim Xá, Đại Đồng, Nghĩa Hưng; UBND thị trấn Vĩnh Tường và xã Phú Thịnh đã bố trí kho nhưng còn thiếu các trang thiết bị: Giá, hộp, bìa hồ sơ, quạt; kho lưu trữ vẫn để chung các vật dụng khác, tài liệu còn bó gói, đựng trong các hòm tôn.

Kiến nghị, đề xuất:

Đối với UBND huyện: Đề nghị UBND huyện thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 09/2015/CT-UBND ngày 15/7/2015 của UBND tỉnh về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, xây dựng Danh mục hồ sơ; Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng; thu nộp hồ sơ, tài liệu về kho Lưu trữ huyện và Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định;

Xây dựng kế hoạch kiểm tra, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;  quán triệt cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào kho Lưu trữ cơ quan; chỉ đạo Văn phòng bàn giao Kho lưu trữ về Phòng Nội vụ quản lý; bố trí kinh phí phục vụ công tác thu hồi, chỉnh lý tài liệu, đầu tư cơ sở vật chất mua sắm trang thiết bị: Bìa hồ sơ, cặp, hộp.

Đối với các xã, thị trấn thuộc huyện: Phải Xây dựng Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng Danh mục hồ sơ; Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; khi phát hành văn bản phải kiểm tra và xác định thể loại văn bản, thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; thực hiện dấu đăng ký văn bản "Đến" theo đúng mẫu quy định;

Mỗi xã, thị trấn phải bố trí ngay 01 kho lưu trữ và thực hiện quản lý hồ sơ, tài liệu cấp xã theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn./.

Nguyễn ngân
Chi cục Văn thư, Lưu trữ - Sở Nội vụ

 

Các tin đã đưa ngày:
Tháng 10, 2018
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
30 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31 1 2 3
4 5 6 7 8 9 10