Kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 tại Hội Văn học Nghệ thuật tỉnh Vĩnh Phúc

17/09/2018

Thực hiện Kế hoạch số 595/KH-UBND ngày 25/01/2018 của UBND tỉnh về nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 và Kế hoạch số 06/KH-SNV ngày 09/02/2018 của Sở Nội vụ về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018. Ngày 16/8/2018, Đoàn kiểm tra của Sở Nội vụ đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Hội Văn học Nghệ thuật tỉnh Vĩnh Phúc.

Kết quả kiểm tra cụ thể như sau:

Thực hiện các quy định chung về công tác văn thư, lưu trữ

Công tác tuyên truyền, phổ biến giới thiệu các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ: Hàng năm Văn phòng Hội đã tham mưu với lãnh đạo Hội thực hiện công tác tuyên truyền phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ, các Nghị định của Chính phủ, Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ đến các Chi hội cơ sở cùng toàn thể cán bộ, viên chức trong cơ quan.

Về ban hành văn bản: Hội Văn học Nghệ thuật đã ban hành Quyết định số 149/QĐ-VHNT ngày 28/6/2013 về Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Hội.

Công tác tổ chức cán bộ: Tại Văn phòng Hội đã bố trí 01 viên chức có trình độ Trung cấp tin học làm công tác văn thư, lưu trữ, hàng năm viên chức làm công tác văn thư  được tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ do Sở Nội vụ tổ chức.

Thực hiện chuyên môn nghiệp vụ

Hoạt động văn thư: Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Hội Văn học Nghệ thuật được thực hiện theo dõi trên sổ đăng ký văn bản (chưa sử dụng phần mềm); quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

Hoạt động lưu trữ: Hội Văn học Nghệ thuật chưa bố trí kho Lưu trữ cơ quan, tài liệu được bảo quản tại văn thư bằng các tủ, số lượng tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý là 5 mét; hầu hết tài liệu lưu trữ vẫn đang do các bộ phận chuyên môn thuộc Hội và các Chi hội cơ sở quản lý.

Một số tồn tại:

Tập lưu bản gốc văn bản đi năm 2018 sau khi phát hành chưa được đóng dấu theo quy định, tài liệu tại văn thư chưa được phân loại văn bản và lập hồ sơ; chưa xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.

Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản còn một số văn bản chưa thực hiện đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ: Kính gửi, nơi nhận, ký hiệu văn bản, địa danh, thẩm quyền ký.

Mẫu dấu đăng ký văn bản đến chưa thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ; chuyển giao văn bản đến chưa đúng quy định, chưa có ký nhận vào sổ.

Chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, đến.

Chưa bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị theo quy định; công tác thu thập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu chưa được thực hiện.

Kiến nghị, đề xuất:

Thực hiện có hiệu quả các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Đoàn kiểm tra kiến nghị với Chủ tịch Hội Văn học Nghệ thuật thực hiện một số nhiệm vụ sau:

Triển khai và thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 09/2015/CT-UBND ngày 15/7/2015 của UBND tỉnh về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc đến toàn thể viên chức của Hội.

Xây dựng kế hoạch và lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến và quản lý hồ sơ; xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ, hàng năm ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan theo quy định (Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ).

Yêu cầu mỗi viên chức của Hội thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 30/2017/QĐ-UBND ngày 11/9/2017 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên địa bàn tỉnh.

Khi phát hành văn bản đi phải đóng dấu vào bản gốc lưu tại văn thư theo quy định (Điều 12 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ). Quá trình soạn thảo, phát hành văn bản phải kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

Việc chuyển giao văn bản đến thực hiện theo điểm b khoản 2 Điều 6 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ).

Triển khai việc khắc mẫu dấu đăng ký văn bản đến theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Hàng năm bố trí kinh phí, xây dựng kế hoạch chỉnh lý dứt điểm số hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại Văn phòng Hội, thực hiện thu hồi tài liệu về Lưu trữ cơ quan để chỉnh lý, xác định giá trị và nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

Bố trí kho Lưu trữ cơ quan theo quy định, đầu tư cơ sở vật chất, trang  thiết bị bảo quản tài liệu: Giá, bìa hồ sơ, cặp, hộp, bình chữa cháy, điều hòa./.

Nguyễn Ngân
Chi cục Văn thư, Lưu trữ - Sở Nội vụ

 

Các tin đã đưa ngày:
Tháng 12, 2018
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11