Kết quả Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 tại UBND huyện Bình Xuyên

16/10/2018

Thực hiện Kế hoạch số 06/KH-SNV ngày 09/02/2018 của Sở Nội vụ về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018. Từ ngày 11/9/2018 đến ngày 13/9/2018, Đoàn kiểm tra của Sở Nội vụ đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên gồm: Văn phòng UBND huyện, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Tài nguyên & Môi trường huyện; UBND các xã: Thiện Kế, Tam Hợp, Hương Sơn, Quất Lưu và UBND thị trấn Gia Khánh, Hương Canh.

Kết quả kiểm tra như sau:


Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên

Thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ:

Công tác tuyên truyền, phổ biến giới thiệu các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ: Ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện Bình Xuyên; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm.

Công tác tổ chức cán bộ: Tại Văn phòng huyện đã bố trí 02 cán bộ làm công tác văn thư, có trình độ đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ; các xã, thị trấn bố trí 01 công chức Văn phòng - Thống kê kiêm công tác văn thư, lưu trữ. 

Hiện đại hóa công tác văn phòng, UBND huyện Xuyên đã thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến; thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu theo quy định.  

Thực hiện chuyên môn nghiệp vụ:

Hoạt động văn thư: tại Văn phòng huyện Bình Xuyên việc quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực hiện qua phần mềm quản lý văn bản; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản nhìn chung đã thực hiện theo quy định; tập lưu văn bản phát hành được đóng dấu đầy đủ và sắp xếp theo số thứ tự đăng ký; việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; dấu đăng ký văn bản đến được thực hiện theo đúng mẫu quy định.

Tại UBND xã, thị trấn: UBND thị trấn Hương Canh, xã Hương Sơn, Quất Lưu, Tam Hợp đã ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Hầu hết các xã, thị trấn ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm. Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Hoạt động lưu trữ: UBND huyện Bình Xuyên đã bố trí 02 kho lưu trữ cơ quan với diện tích 70 m2 và 30 m2 tổng số trang thiết bị: 06 giá, 02 điều hòa, 03 quạt trần. Số tài liệu được chỉnh lý là 30 mét giá.

Các xã, thị trấn: Có 01 xã bố trí kho Lưu trữ UBND xã Tam Hợp, diện tích kho: 15m2 ; tài liệu UBND thị trấn Hương Canh: 59 mét tài liệu, thị trấn Gia Khanh: 42 mét tài liệu, xã Tam Hợp: 50 mét tài liệu, xã Quất Lưu: 34 mét tài liệu, xã Hương Sơn: 64 mét tài liệu, xã Thiện Kế: 60.

Một số tồn tại, hạn chế:

Văn phòng và phòng Tài chính - Kế hoạch, phòng Tài nguyên - Môi trường huyện hàng năm chưa xây dựng Danh mục hồ sơ theo quy định (Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ

Số liệu tài liệu tồn đọng khoảng 88 mét tài liệu chưa được chỉnh lý.

Các xã, thị trấn: Thị trấn Gia Khánh, xã Thiện Kế chưa ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản chưa theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ; ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, đến chưa được triển khai; tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các xã được kiểm tra: 309 mét, một số xã, thị trấn chưa bố trí được Kho lưu trữ như: Thiện Kế, Hương Sơn, Quất Lưu; UBND thị trấn Hương Canh, Gia Khánh.

Kiến nghị, đề xuất:

Đối với UBND huyện chỉ đạo và thực hiện đầy đủ nội dung Công văn số 8121/UBND- TH1 ngày 18/10/2017 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

 Tăng cường tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức trong toàn huyện, nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm của mỗi tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ.

Có kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý các xã, thị trấn về việc ban hành văn bản.

Hàng năm xây dựng Danh mục hồ sơ; Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng; thu nộp hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ cơ quan tại huyện và Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; yêu cầu mỗi cán bộ, công chức, viên chức các phòng, ban chuyên môn huyện thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ. Chỉ đạo UBND các xã, thị trấn thực hiện khắc dấu, sử dụng mẫu dấu đăng ký văn bản "Đến" theo đúng mẫu quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Hàng năm bố trí kinh phí phục vụ công tác thu hồi, chỉnh lý tài liệu, đầu tư cơ sở vật chất mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật như: Bìa hồ sơ, cặp, hộp, máy hút bụi, quạt thông gió…

Bố trí kho lưu trữ cấp huyện theo quy định; chỉ đạo UBND các xã, thị trấn phải bố trí kho bảo quản tài liệu để thu hồi hồ sơ, tài liệu về kho phân loại, chỉnh lý theo quy định. 

Đối với các xã, thị trấn hoàn thiện xây dựng Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Mục lục hồ sơ; yêu cầu công chức chuyên môn trong quá trình giải quyết công việc cần lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.  

Khi phát hành văn bản phải kiểm tra và xác định thể loại văn bản, thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; các xã, thị trấn hoàn thành việc khắc, đăng ký và sử dụng mẫu dấu “Đến” theo đúng quy định.

Mỗi xã, thị trấn phải bố trí ngay 01 kho lưu trữ và thực hiện quản lý hồ sơ, tài liệu theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn./.

Tạ Thị Tâm
Chi cục Văn thư Lưu trữ - Sở Nội vụ

 

 

Các tin đã đưa ngày:
Tháng 11, 2018
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
28 29 30 31 1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 1
2 3 4 5 6 7 8