Kết quả thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc

03/01/2019

Thực hiện Kế hoạch số 595/KH-UBND ngày 25/01/2018 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc về công tác văn thư, lưu trữ năm 2018, Sở Nội vụ đã chủ động phối hợp và hướng dẫn các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2018, kết quả đạt được như sau:

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ: Triển khai  tuyên truyền, phổ biến và giới thiệu các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh thông qua các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, Website của Sở Nội vụ, Cổng Thông tin giao tiếp điện tử của tỉnh, những quy định mới của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Quyết định số 30/2017/QĐ-UBND ngày 11/9/2017 của UBND tỉnh quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên địa bàn tỉnh; tại các cơ quan, tổ chức đã chủ động triển khai tuyên truyền, phổ biến các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh về lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ trên các trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức.

2. Tổ chức bộ máy, biên chế và nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ: Hầu hết các Sở, ban, ngành đã bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ; UBND các huyện, thành phố đã bố trí từ 01 đến 02 công chức, viên chức làm văn thư chuyên trách; phòng Nội vụ các huyện, thành phố đã bố trí 01 công chức kiêm nhiệm làm công tác quản lý về văn thư, lưu trữ; UBND các xã, phường, thị trấn đã bố trí công chức Văn phòng - Thống kê kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.

3. Ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ: Thực hiện các nội dung trong Kế hoạch, Sở Nội vụ đã trực tiếp đôn đốc, theo dõi hướng dẫn các cơ quan, tổ chức ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 và triển khai đến các đơn vị thuộc và trực thuộc ngay trong quý I năm 2018. Tuy nhiên vẫn còn một số cơ quan, tổ chức chậm ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ.

4. Công tác kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ: Thực hiện Kế hoạch của UBND tỉnh, ngày 09/02/2018 Sở Nội vụ đã ban hành Kế hoạch số 06/KH-SNV và Quyết định số 153/QĐ-SNV về việc kiểm tra và thành lập Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018. Kết quả năm 2018 thực hiện kiểm tra được 22 cơ quan, tổ chức và các đơn vị trực thuộc các Sở, ngành và UBND các huyện, thành phố. Kết thúc đợt kiểm tra, Sở Nội vụ đã ban hành Báo cáo số 194/BC-SNV ngày 05/12/2018 để báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định.

5. Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Thực hiện Kế hoạch của UBND tỉnh, Sở Nội vụ đã xây dựng Kế hoạch số 13/KH-SNV ngày 26/3/2018 và đã phối hợp với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan với thành phần là lãnh đạo Văn phòng, trưởng phòng Hành chính của các Sở, ban, ngành; cán bộ, công chức; lãnh đạo phòng Nội vụ, lãnh đạo Văn phòng UBND các huyện, thành phố; cán bộ, công chức, viên chức các phòng chuyên môn thuộc UBND các huyện, thành phố với số lượng 300 người.

6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ: Các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố về cơ bản đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến vào công tác văn thư, lưu trữ, nhìn chung đã đáp ứng yêu cầu về quản lý văn bản đi, văn bản đến trong môi trường mạng. Tại các xã, phường, thị trấn thực hiện phần mềm một cửa và một cửa liên thông của UBND tỉnh.

7. Thẩm định tài liệu hết giá trị và cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ: Theo đề nghị của 03 cơ quan, tổ chức Sở Tư pháp, Kho bạc nhà nước, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Sở Nội vụ đã hẩm định hồ sơ, tài liệu hết giá trị: 256 mét tài liệu cấp 01 chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định.

 

 

8. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ: Hầu hết cơ quan, tổ chức đã thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định, tuy nhiên nội dung báo cáo còn sơ sài, chưa phản ánh đầy đủ theo yêu cầu và hướng dẫn của cơ quan chuyên môn, thời gian nộp báo cáo vẫn còn chậm so với quy định. Một số cơ quan, tổ chức chưa nộp báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

9. Soạn thảo và ban hành văn bản: Các cơ quan, tổ chức đã nghiêm túc thực hiện các quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về quản lý văn bản và quy định của một số ngành, lĩnh vực liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản; Văn bản được đăng ký tập trung tại bộ phận văn thư cơ quan, văn bản mật được mở sổ đăng ký riêng và quản lý theo quy định của pháp luật; ứng dụng phần mềm vào việc  quản lý văn bản đi, văn bản đến qua môi trường mạng; quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 đảm bảo an toàn trong chỉ đạo điều hành của các cơ quan, tổ chức.

Lập Danh mục hồ sơ hàng năm đã được một số cơ quan, tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn công chức, viên chức, người được giao nhiệm vụ thực hiện lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định và dần đi vào nền nếp.

10. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Tại UBND các huyện, thành phố đã bố trí kho lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu như: UBND huyện Vĩnh Tường diện tích 185 m2, UBND huyện Bình Xuyên diện tích 100m2, UBND huyện Lập Thạch diện tích 56 m2, UBND huyện Tam Dương diện tích 75m2 và trong kho đã bố trí các trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu: Giá, tủ, bìa, cặp ba dây.

UBND huyện Vĩnh Tường chỉnh lý: 203 mét tài liệu; UBND huyện Tam Dương chỉnh lý: 343mét; UBND huyện Lập Thạch chỉnh lý: 78mét; UBND huyện Bình Xuyên chỉnh lý: 30mét, UBND huyện Yên Lạc chỉnh lý: 246 mét; Kho lưu trữ UBND huyện Vĩnh Tường đã bố trí: 51 giá sắt, 1065 hộp và 01 điều hòa; UBND huyện Bình Xuyên: 06 giá, 02 điều hòa và 03 quạt trần; Sở Tư pháp: 04 giá, 02 tủ, 01 quạt; Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: 05 giá, tủ, hòm; Sở Lao động - Thương binh và xã hội: 60 giá; Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh: 04 giá, 01 tủ (hầu hết các trang thiết bị bảo quản tài liệu và số lượng tài liệu được chỉnh lý là kết quả của việc thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức giai đoạn 2015 ÷ 2018 của UBND tỉnh) các cơ quan, tổ chức chưa chủ động bố trí kinh phí chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định.

Thực hiện báo cáo tình hình xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh theo chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Báo cáo số 32/BC-SNV ngày 13/4/2017 của Sở Nội vụ đã báo cáo đến năm 2017 toàn tỉnh còn gần 3700 mét tài liệu chưa được chỉnh lý (khối Sở ngành 2129 mét, UBND các huyện, thành phố 1537 mét).

11. Quản lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của 44 Phông tài liệu gồm: 3.135 mét giá tài liệu, hơn 133.310 hồ sơ với 105 quyển mục lục hồ sơ; Triển khai số hóa tài liệu theo Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ của tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, sử dụng phần mềm nhập cơ sở dữ liệu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đến nay đã nhập được 32.660 hồ sơ vào phần mềm quản lý hồ sơ; Tổ chức tra cứu, khai thác với 41 lượt tổ chức, cá nhân đến khai thác tài liệu tại Lưu trữ lịch sử với tổng số 222 hồ sơ gồm 8.590 trang tài liệu, 64 bản vẽ; Thu thập hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn về Lưu trữ lịch sử tỉnh tổng số: 457 mét tài liệu với 13.444 hồ sơ (Văn phòng UBND tỉnh, Sở Tài chính, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Sở Xây dựng, Ban Thi đua - Khen thưởng tỉnh).

 

 

Đề xuất, kiến nghị:

Đề nghị Chủ tịch UBND tỉnh giao nhiệm vụ cho Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư tham mưu với UBND tỉnh để các cơ quan, tổ chức hàng năm có nguồn kinh phí phục vụ nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ; tiếp tục tham mưu với UBND tỉnh bố trí nguồn kinh phí xây dựng Đề án tiếp tục chỉnh lý gần 3700 mét tài liệu tồn đọng, tích đống theo tinh thần của Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

Đề nghị Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu về Lưu trữ lịch sử tỉnh quan tâm và chỉ đạo một số nội dung sau: Chủ động xây dựng Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường kiểm tra, hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với cán bộ công chức, viên chức các đơn vị thuộc và trực thuộc; Bố trí cán bộ đúng chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện tốt công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của UBND tỉnh; Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, bố trí kho, thu thập hồ sơ, tài liệu về lưu trữ cơ quan; Chỉnh lý xác định giá trị và thực hiện việc giao nộp hồ sơ tài liệu về Lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ; Lấy tiêu chí mức độ hoàn thành nhiệm vụ trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu để bình xét thi đua khen thưởng hàng năm đối với cán bộ, công chức, viên chức./.

Nguyễn Ngân
Chi cục Văn thư, Lưu trữ - Sở Nội vụ

 

Các tin đã đưa ngày:
Tháng 10, 2019
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
29 30 1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
27 28 29 30 31 1 2
3 4 5 6 7 8 9