Kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 tại các cơ quan và UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Lập Thạch

11/11/2019

Thực hiện Kế hoạch số 21/KH-UBND ngày 19/02/2019 của UBND tỉnh về nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2019, ngày 21/02/2019 Giám đốc Sở Nội vụ đã ban hành Kế hoạch số 07/KH-SNV và Quyết định số 45/QĐ-SNV ngày 26/02/2019 về kiểm tra và thành lập đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2019; Từ ngày 04/10 đến ngày 18/10/2019, Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ đã tiến hành kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2016 đến nay tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện Lập Thạch gồm: Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND & UBND huyện, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Kinh tế - Hạ tầng; UBND các xã: Đồng Ích, Liễn Sơn, Liên Hoà, Quang Sơn, Hợp Lý, Xuân Hoà; UBND các thị trấn Lập Thạch và Hoa Sơn; kết quả kiểm tra cụ thể như sau:

 


Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 tại UBND huyện Lập Thạch

Công tác tổ chức cán bộ: Tại Văn phòng HĐND & UBND huyện đã bố trí 02 cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách, có trình độ Đại học Công nghệ Thông tin và Đại học Tài chính Ngân hàng, được bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hàng năm; Phòng Nội vụ huyện đã bố trí 01 công chức làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; các phòng chuyên môn đã bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm; Tại các xã và thị trấn được kiểm tra đã bố trí công chức Văn phòng - Thống kê kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ với trình độ đại học hoặc trung cấp được đào tạo từ nhiều chuyên ngành khác nhau.

Công tác ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: UBND huyện đã ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo quy định (Quyết định số 02/2015/QĐ-UBND ngày 03/8/2015), Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và các văn bản quản lý, triển khai đến các cơ quan, đơn vị trong huyện; một số xã, thị trấn đã ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (xã Quang Sơn, thị trấn Lập Thạch); các xã, thị trấn đã ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ như: UBND xã Hợp Lý, UBND xã Quang Sơn.

 

 

 

Về ứng dụng công nghệ thông tin và đào tạo bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ: UBND huyện thực hiện triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản và điều hành trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban, chuyên môn; các xã, thị trấn sử dụng internet để nhận văn bản đến.

Các chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ được triển khai và hướng dẫn các cơ quan chuyên môn, các xã, thị trấn theo quy định.

Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến, soạn thảo, ban hành văn bản tại Văn phòng HĐND & UBND huyện về cơ bản đã được thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ; tập lưu văn bản đi được đóng dấu và lưu đầy đủ theo quy định; UBND thị trấn Hoa Sơn và UBND các xã: Liễn Sơn, Quang Sơn tập lưu văn bản đi được đóng dấu và lưu đầy đủ.

 

 

 

Công tác lập hồ sơ và quản lý và sử dụng con dấu: Tại các phòng chuyên môn: Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Kinh tế - Hạ Tầng công tác lập hồ sơ về cơ bản đã thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan chuyên môn và quy định của pháp luật; quản lý và sử dụng con dấu được Văn phòng HĐND & UBND huyện và UBND các xã, thị trấn đã thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

Bố trí kho Lưu trữ cơ quan và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: UBND huyện Lập Thạch đã bố trí 01 kho Lưu trữ cơ quan với diện tích 56m2, số tài liệu được chỉnh lý là 78 mét đang được bảo quản trong kho (thực hiện theo Đề án của tỉnh năm 2017); Trang thiết bị trong kho, gồm: 30 giá, 474 hộp, 06 bình chữa cháy. Số tài liệu đã thu thập về kho khoảng: 120 mét tài liệu; việc tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ có sổ sách theo dõi phục vụ tổ chức, cá nhân, cán bộ, công chức, viên chức đến khai thác tài liệu (số lượt người khai thác, sử dụng bình quân khoảng 76 lượt người/năm, số trang tài liệu đem ra phục vụ là 318 trang tài liệu).

Một số tồn tại

 

 

 

Tại Văn phòng HĐND & UBND huyện:

Việc tổ chức kiểm tra hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm đối với các xã, thị trấn, phòng chuyên môn thuộc phạm vi quản lý chưa thường xuyên; một số cơ quan, đơn vị thiếu văn bản quản lý, hướng dẫn để thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.

Việc chuyển giao văn bản đến tại Văn phòng HĐND & UBND huyện chưa thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 6 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.

Số tài liệu lưu trữ tồn đọng chưa được chỉnh lý ở kho Lưu trữ huyện và các phòng chuyên môn khoảng 531 mét tài liệu (trong đó 120 mét đã thu về kho, số còn lại vẫn do các phòng chuyên môn tự lưu giữ); việc xây dựng Danh mục hồ sơ chưa được thực hiện, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ cơ quan chưa được tiến hành thường xuyên.

Tại UBND các xã, thị trấn thuộc huyện:

Thời điểm kiểm tra UBND thị trấn Lập Thạch sử dụng công chức Lao động Thương binh và xã hội làm công tác văn thư.

Soạn thảo văn bản ở các xã, thị trấn vẫn còn một số văn bản chưa theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ như: Ban hành Quyết định thiếu căn cứ pháp lý, sử dụng căn cứ pháp lý hết hiệu lực; ký hiệu văn bản, nơi nhận, trích yếu nội dung; chưa có bộ phận kiểm soát thể thức và nội dung văn bản.

Chưa ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ: UBND thị trấn Hoa Sơn và các xã: Đồng Ích, Liên Hòa, Hợp Lý, Xuân Hoà; chưa ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ: Thị trấn Hoa Sơn, Lập Thạch và các xã: Đồng Ích, Liễn Sơn, Liên Hòa, Xuân Hoà.

Một số xã, thị trấn Lưu văn bản đi chưa đúng quy định: Xã Hợp Lý, Xuân Hoà vẫn lưu một số bản chính tại văn thư; xã Đồng Ích, Liên Hoà, Liễn Sơn, Hợp Lý tập lưu văn bản đi vẫn còn một số văn bản chưa đóng dấu; thị trấn Lập Thạch và xã Xuân Hoà tập lưu văn các năm 2016, năm 2017, năm 2018 và từ tháng 01÷ 9/2019 chưa đóng dấu; các xã, thị trấn và phòng chuyên môn chưa khắc dấu đăng ký văn bản “Đến” (thị trấn Hoa Sơn, xã Liên Hoà, Liễn Sơn, Xuân Hoà); sử dụng mẫu dấu đăng ký văn bản “Đến” chưa đúng quy định (xã Hợp Lý); UBND thị trấn Hoa Sơn văn bản đến vẫn lưu tại Văn thư.

Tài liệu lưu trữ tồn đọng nhiều tại các xã, thị trấn được kiểm tra, tổng số: 288.6 mét. Hầu hết số tài liệu này chưa được chỉnh lý, xác định giá trị và chủ yếu vẫn đang lưu giữ ở các bộ phận chuyên môn; UBND các xã, thị trấn dược kiểm tra chưa bố trí được kho lưu trữ theo quy định và chưa lập hồ sơ.

Đoàn Kiểm tra đã kiến nghị với UBND huyện Lập Thạch chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn, các xã, thị trấn kịp thời khắc phục những tồn tại, hạn chế, nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của địa phương./.

Nguyễn Ngân
Chi cục văn thư, Lưu trữ - Sở Nội vụ

 

 

Tháng 12, 2019
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11