Công tác số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc

17/11/2021

Trong thời đại khoa học và công nghệ, nhất là công nghệ thông tin có những bước phát triển mang tính đột phá, việc số hóa tài liệu – “là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số” cũng nằm trong quỹ đạo phát triển đó.

Mục tiêu số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử là để bảo vệ tài liệu lưu trữ gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của lý - hóa trong quá trình sử dụng lâu dài và tăng cường khả năng tiếp cận tài liệu của công chúng. Do mục tiêu số hóa tài liệu khác nhau, mà có thể đặt ra các bước số hóa tài liệu khác nhau phù hợp đối với từng cơ quan, tổ chức. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đặt ra quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 12 bước theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011. Quá trình thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tổng hợp như sau:

- Chuẩn bị tài liệu số hóa, thực hiện các bước: Thống kê tài liệu; tháo bỏ toàn bộ ghim kẹp; ủi phẳng tài liệu; lập danh mục tài liệu (biên mục từng văn bản trong hồ sơ); kiểm tra đối chiếu tài liệu với danh mục, xác định các tiêu chụp đặc biệt, xác định số lượng hồ sơ và lập mục lục hồ sơ; tạo dải ảnh để số hóa.

- Số hóa tài liệu: Trước khi thực hiện quét ảnh, phải điều chỉnh độ tương phản sáng, tối, độ bóng của chữ,…tùy theo cụ thể của mỗi trang tài liệu và máy quét sử dụng. Số thứ tự của ảnh được xác định theo thứ tự quét ảnh; xác định các tiêu chuẩn hình ảnh như: định dạng file; ảnh màu; độ phân giải tối thiểu; tỉ lệ quét... 

- Đặt tên Flie: Tên File được đặt thống nhất theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

- Kiểm tra chất lượng ảnh: Kiểm tra chất lượng toàn bộ hình ảnh đã quét, bảo đảm các hình ảnh số sắc nét và rõ ràng; nền ảnh phải sạch, không bị lốm đốm, tạp nhiễu; các hình ảnh được quét vuông góc, không cong vênh; các hình ảnh được sắp xếp theo đúng trật tự của tài liệu gốc; quét lại những hình ảnh không đạt yêu cầu, những ảnh quét lại phải đặt tên với đúng tên file mà nó thay thế.

- Sao lưu dữ liệu: Sao lưu dữ liệu số hóa như một sự phòng ngừa an toàn và bất kỳ sao lưu nào cũng cho phép điều chỉnh các thiết lập, chẳng hạn như chọn những tập tin nào sẽ được sao lưu, chỉ những tập tin trong các thư mục nhất định hoặc các định dạng tập tin nhất định.

- Tạo siêu dữ liệu kết nối: Dữ liệu số hóa sẽ được lên kết đến hồ sơ tương ứng trên cơ sở dữ liệu. 

Tại kho lưu trữ thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc hiện đang bảo quản 43 phông tài liệu tương ứng với khoảng 3.186 mét giá tài liệu. Để hỗ trợ lưu trữ, bảo quản tài liệu, tìm kiếm thông tin tài liệu lưu trữ nhanh chóng, dễ dàng đòi hỏi việc triển khai công tác số hóa tài liệu phải được ưu tên hàng đầu. Năm  2018, UBND tỉnh Vĩnh Phúc đã phê duyệt và giao Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc chủ trì triển khai thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2018-2019. Kết quả đã mua sắm, lắp đặt tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ (nay là Trung tâm Lưu trữ lịch sử) 01 hệ thống máy chủ, 03 laptop, 10 bộ máy tính để bàn, 03 máy in, 05 máy quét ảnh khổ A4, 01 máy quét ảnh khổ  A3, 01 máy quét ảnh khổ A0, 01 máy quét ảnh kính, 05 máy đọc mã vạch, 01 máy in mã vạch, 01 phần mềm số hóa tài liệu, 01 phần mềm Quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu và tiến hành bồi dưỡng, tập huấn tại chỗ đối với cán bộ, viên chức cách sử dụng thiết bị, phần mềm và quy trình số hóa tài liệu. Đến nay, đã tải lên phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu được 125.383  hồ sơ thuộc 32 phông tài liệu; thực hiện số hóa được 3792 hồ sơ thuộc phông UBND tỉnh Vĩnh Phúc.

Quá trình thực hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử nhận được nhiều thuận lợi như: sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo tỉnh và Sở Nội vụ; trình độ công chức, viên chức của cơ quan cơ bản đáp ứng yêu cầu công việc đề ra; tài liệu cơ bản đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, bảo quản tốt giúp cho quá trình tổ chức thực hiện được nhanh chóng, chất lượng tài liệu số hóa cao.

Việc thực hiện đề án là bước đột phá trong công tác lưu trữ tài liệu lịch sử. Sau khi số hóa, tài liệu sẽ được bảo vệ an toàn, ít chịu tác động của môi trường bên ngoài. Ngoài ra còn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, không phải bỏ hàng giờ tìm kiếm tài liệu bằng cách thủ công mà chỉ cần nhập từ khóa chính. Tiến tới trong thời gian xa hơn, phấn đấu có thể thực hiện các thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử trực tuyến mức độ 4, người dân, tổ chức có nhu cầu sẽ tìm kiếm, tra cứu tài liệu trực tuyến, không cần đến trung tâm trực tiếp tra cứu.

Trần Thu Trang
Trung tâm Lưu trữ Lịch sử - Sở Nội vụ

 

 

Tháng 11, 2021
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
31 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11