Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu và áp dụng đối với lưu trữ cơ quan Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc

24/12/2021

Thực hiện các nhiệm vụ chính trị được giao theo quy định của UBND tỉnh: Chi cục Văn thư - Lưu trữ trước đây, nay là Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ (sau đây gọi tắt là Trung tâm) đang thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử; tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác, sử dụng và phát huy giá trị khối tài liệu có giá trị vĩnh viễn của Phông các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

Trong quá trình hoạt động Trung tâm đã hình thành nên một khối tài liệu phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động của đơn vị, chứa đựng nhiều thông tin quan trọng và có ý nghĩa. Mỗi hồ sơ đều có thời gian lưu trữ nhất định theo quy định của pháp luật nhằm tiết kiệm chi phí quản lý, bảo quản tài liệu (kho tàng, trang thiết bị, điện…), đồng thời quản lý tài liệu chặt chẽ, kiểm soát được thông tin của tài liệu, tạo điều kiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả. Hiện nay, khối tài liệu trên đã được Trung tâm chỉnh lý, xác định giá trị bảo quản theo quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ và được cụ thể hóa như sau:

- Đối với khối tài liệu có giá trị Vĩnh viễn:

+ Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ: Tập lưu Quyết định; tập lưu Kế hoạch, Báo cáo công tác hàng năm; sổ đăng ký văn bản đi.

+ Tài liệu tổng hợp gồm có: hồ sơ xây dựng, quy định, thực hiện những vấn đề chung của ngành, cơ quan; hồ sơ kỷ niệm ngày lễ lớn ngành Nội vụ; bài phát biểu của các đồng chí lãnh đạo tỉnh, Trung ương nhân các ngày kỷ niệm lớn.

+ Tài liệu tổ chức, cán bộ gồm có: Hồ sơ về thành lập Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh; hồ sơ về xây dựng đề án thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ; hồ sơ về xây dựng Quy chế làm việc, chế độ làm việc; hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức.

+ Tài liệu thi đua, khen thưởng: Hồ sơ khen thưởng tổng kết 5 năm thực hiện Nghị Định 110, 111/2004/NĐ-CP; hồ sơ khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong 10 năm thi hành pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.

+ Tài liệu tổ chức Đảng, Công đoàn: Hồ sơ về xây dựng Đảng của Đảng ủy Văn phòng UBND tỉnh; hồ sơ về xây dựng Đảng của Đảng ủy Sở Nội vụ và các Chi bộ trực thuộc; hồ sơ về đại hội Đảng, Công đoàn cơ sở.

+ Tài liệu về công tác lưu trữ: Tập văn bản của UBND tỉnh Vĩnh Phúc chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ; đề án giải quyết tài liệu tồn đọng tại các Sở, ban, ngành, huyện, thị; hồ sơ về kiểm tra, kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị trong địa bàn tỉnh và các tỉnh bạn; hồ sơ mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư , lưu trữ.

+ Tài liệu xây dựng cơ bản: Hồ sơ về mời thầu, thiết kế, dự toán, thi công, nghiệm thu, quyết toán và thẩm định báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình Trung tâm Lưu trữ và Công báo tỉnh Vĩnh Phúc năm 2007.

- Đối với khối tài liệu có thời hạn bảo quản 70 năm gồm có: Hồ sơ đánh giá xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên; hồ sơ Đảng viên; hồ sơ về tuyển dụng, bố trí cán bộ trúng tuyển trong kỳ thi công chức vào Văn phòng UBND tỉnh; hồ sơ về công tác tuyển dụng cán bộ viên chức của Trung tâm; hồ sơ về công tác tổ chức cán bộ của Sở Nội vụ và các đơn vị trực thuộc.

- Đối với khối tài liệu có thời hạn bảo quản 50 năm gồm có: Tập lưu Công văn, Thông báo, Tờ trình, Biên bản, Hợp đồng.

- Đối với khối tài liệu có thời hạn bảo quản 20 năm gồm có: Kế hoạch và Báo cáo 6 tháng, 9 tháng của ngành, cơ quan và các huyện thị gửi trao đổi các mặt công tác; tài liệu về tập huấn công tác văn thư, lưu trữ của các Sở, ngành, huyện, thị; sổ đăng ký văn bản đến.

- Khối tài liệu có thời hạn bảo quản 10 năm gồm có: Tập văn bản của các Sở, ngành, huyện, thị trao đổi về công tác văn thư, lưu trữ; tài liệu về công tác Đảng, Đoàn.

- Khối tài liệu có thời hạn bảo quản 5 năm gồm có: Kế hoạch và Báo cáo quý, tháng của ngành, cơ quan và các huyện thị gửi trao đổi các mặt công tác; hồ sơ lấy ý kiến dự thảo; tập giấy mời, thông báo mẫu dấu, chức danh, chữ ký của Trung tâm Lưu trữ các tỉnh, thành phố.

- Khối tài liệu có thời hạn đến khi hết hiệu lực thi hành gồm có: Tập văn bản của Bộ, ngành Trung ương gửi chung đến các cơ quan để biết và thực hiện.

Xác định giá trị tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng, nó có liên quan và quyết định đến số phận của tài liệu. Kết quả của công tác này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung và thành phần tài liệu của Phông lưu trữ cơ quan.

Để phát huy được vai trò và trách nhiệm của cơ quan quản lý công tác lưu trữ của tỉnh, Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ luôn tuân thủ quy định pháp luật, thực hiện đúng chuyên môn, nghiệp vụ và nhiệm vụ chính trị được cấp thẩm quyền giao.

Phan Thị Thắm
Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ



Các tin đã đưa ngày:
Tháng 1, 2022
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11