Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc

24/02/2022

Tổ chức khoa học tài liệu là nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ quyết định đến hiệu quả, chất lượng công tác bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.

 

Với tình hình thực tế hiện nay, Kho lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc hiện đang bảo quản một số lượng lớn gồm 46 phông tài liệu của các Sở, ban, ngành và các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh. Để tổ chức khoa học tài liệu tại một kho Lưu trữ với quy mô lớn như trên thì Trung tâm đã và đang phải tổ chức mạng lưới phòng kho bảo quản và phương án phân loại tài liệu như sau:

- Trong phạm vi Kho lưu trữ lịch sử: Công tác tổ chức khoa học tài liệu bắt đầu từ việc phân chia tài liệu theo các Phông lưu trữ. Để đảm bảo cho tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan không bị phân tán, mỗi Phông được bố trí vào một khoang chứa tài liệu riêng. Khi sắp xếp tài liệu hết khoang này thì được bố trí vào khoang tiếp theo liền kề. Các khoang chứa tài liệu sẽ được đánh dấu tên Phông tài liệu, mục lục tài liệu dán bên ngoài cửa để thuận tiện cho công tác tra cứu khai thác, sử dụng tài liệu. Về bố trí tài liệu trên giá: Hộp tài liệu được sắp xếp lên giá theo thứ tự hộp xếp từ tầng cao nhất của giá sau đó xuống dần. Thứ tự hộp liên tục theo chiều zíc zắc. Khi xếp hết tầng cuối của giá thì xếp sang giá bên cạnh theo đúng cách xếp giá trước đó.


Hình ảnh sắp xếp, bố trí tài liệu của một Phông tại Kho lưu trữ lịch sử Vĩnh Phúc

- Trong phạm vi một Phông tài liệu: Việc lập hồ sơ trong một Phông lưu trữ không chỉ áp dụng lý luận chung mà từ nghiên cứu tình hình thực tế của tài liệu để đưa ra phương án phân loại phù hợp. Dựa vào những đặc trưng của tài liệu thông qua cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành Phông tài liệu, từ đó phân chia thành các nhóm lớn, trong các nhóm lớn phân chia tài liệu về các nhóm nhỏ, từ các nhóm nhỏ đưa tài liệu về hồ sơ (là đơn vị bảo quản của tài liệu). Các nhóm tài liệu sẽ được sắp xếp theo trật tự như thời gian hình thành tài liệu, khối tài liệu văn thư đến khối tài liệu công trình. Ví dụ, áp dụng phương án phân loại cơ cấu tổ chức - thời gian đối với Phông tài liệu lưu trữ cơ quan Sở Xây dựng  được phân nhóm như sau:

I. Văn phòng Sở

1.1. Năm 2001

1.2. Năm 2002

.......

II. Phòng Quy hoạch - Kiến trúc

2.1. Năm 2001

2.2. Năm 2002

........

- Trong phạm vi một hồ sơ: Hồ sơ tập lưu văn bản sẽ được hệ thống hóa, sắp xếp theo thứ tự ban hành văn bản từ số 01 đến hết. Hồ sơ việc được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên tầm quan trọng của nội dung tài liệu, của tác giả ban hành.


Hình ảnh hồ sơ sau khi được chỉnh lý đưa vào bảo quản phục vụ khai thác, sử dụng

Với các phương án phân loại và sắp xếp tài liệu như trên đây đặt ra yêu cầu phải có một Kho lưu trữ chuyên dụng với quy mô diện tích và sức chứa từ 10 km đến 15 km tài liệu để tiếp tục duy trì và bảo quản tài liệu một cách khoa học và hiệu quả. Thay thế và bổ sung cho tình trạng cơ sở vật chất hạn chế, chưa có kho lưu trữ chuyên dụng độc lập, diện tích kho hạn hẹp như hiện nay làm ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tổ chức khoa học tài liệu. Chẳng hạn như việc hàng năm Trung tâm thu thập bổ sung tài liệu từ các cơ quan thì rất khó khăn trong việc bố trí kho để nối tiếp tài liệu của một Phông tránh phân tán, xé lẻ.

Rất mong thời gian tới, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc sẽ nhận được sự quan tâm giúp đỡ từ cơ quan có thẩm quyền để khắc phục hạn chế trên và ngày càng hoàn thiện hơn.

Phan Thị Thắm
Trung tâm Lưu trữ Lịch sử - Sở Nội vụ

 

 

Tháng 5, 2022
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11