Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc

31/01/2020

Ngày 15/01/2020, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 04/2020 về Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.

Quy chế này quy định về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh. Không áp dụng quy chế này đối với việc gửi, nhận văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật và trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.

Đối tượng áp dụng là các sở, ban, ngành, cơ quan trực thuộc Trung ương, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố và các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND các huyện, thành, phố, UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh. Các cơ quan, tổ chức khác liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản với các cơ quan, đơn vị, địa phương, nếu đáp ứng hạ tầng kỹ thuật, công nghệ để áp dụng, được thực hiện theo quy định tại Quy chế này.

Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào hệ thống. Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ. Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản. Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định.

Việc tiếp nhận văn bản điện tử đến phải kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản điện tử có trách nhiệm phản hồi theo quy định tại Điều 9 Quyết định số 28/2018 ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.

Trình, chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống, văn thư cơ quan có trách nhiệm trình, chuyển giao văn bản đến người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản.  Người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến; cập nhật vào hệ thống các trường thông tin theo quy định. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phải xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giải quyết văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết.

Khi nhận được văn bản đến trong hệ thống, đơn vị, cá nhân được giao chủ trì có trách nhiệm tổ chức giải quyết. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản có trách nhiệm xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức và cập nhật vào hệ thống các trường thông tin theo quy định.

Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức. Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết. Văn bản đi thuộc lĩnh vực quân sự, quốc phòng thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn của Bộ chủ quản. Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng.

Ban hành văn bản điện tử, người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theo quy định và chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản. Văn thư cơ quan  cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của hệ thống; in và đóng dấu của cơ quan để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng, ký số của cơ quan, phát hành văn bản điện tử và cập nhật các trường thông tin vào hệ thống theo quy định

Trường hợp cơ quan, tổ chức ban hành văn bản giấy, văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định, thực hiện ký số của cơ quan và phát hành văn bản số hóa.

Qun lý văn bn đin t, lp và np lưu h sơ đin t vào lưu tr cơ quan

Tất cả văn bản điện tử đi, đến đã được ký số theo quy định của pháp luật, được gửi, nhận thông qua phần mềm quản lý văn bản phải có nội dung trùng khớp với văn bản giấy đã được ký đóng dấu ban hành của các cơ quan gửi văn bản. Trường hợp có quy định của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý và khai thác dữ liệu điện tử mà không cần lưu trữ văn bản giấy thì thực hiện theo quy định của pháp luật.

Nội dung thông tin của văn bản điện tử được gửi, nhận trên phần mềm quản lý văn bản bao gồm nội dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi kèm theo. Phần mềm quản lý văn bản phải thể hiện đầy đủ các thông tin theo quy định của văn bản điện tử.

Việc tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình, kết quả gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan nhà nước được thực hiện tự động trên phần mềm quản lý văn bản.

Hồ sơ điện tử được tạo lập phải đảm bảo yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ sơ; bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu trong hồ sơ và bảo đảm an toàn trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào lưu trữ cơ quan.

 Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Quyết định này có hiệu lực từ ngày 25/01/2020.

Xem chi tiết Quyết định 04/2020/QĐ-UBND ngày 15/1/2020

Nguồn: vinhphuc.gov.vn
Tác giả: Đức Hiếu



File đính kèm

Các tin đã đưa ngày:
Tháng 3, 2020
CN T2 T3 T4 T5 T6 T7
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11